Quand le budget de l'événement dépasse le tableur

Un tableur est le bon endroit pour commencer un budget d'événement. Tout le monde dans l'équipe peut l'ouvrir, personne n'a besoin de formation, et un spectacle unique dont une seule personne tient les chiffres a rarement besoin d'autre chose.

Les ennuis commencent quand le budget cesse d'être le fichier d'une seule personne. Cette page regarde honnêtement à quel moment cela arrive, et ce qui change quand le budget, les dépenses et les validations vivent au même endroit.

Là où le tableur l'emporte encore

• Il ne coûte rien. Si vous organisez un spectacle par an avec une petite équipe, un tableur bien tenu est imbattable sur le prix.
• Il s'adapte à tout. Une nouvelle colonne, un calcul ponctuel, un onglet de scénario : un tableur ne dit jamais non.
• Il fonctionne sans connexion. Cashbox est une application web et a besoin de réseau pour enregistrer. Un tableur sur un portable, non.
• Votre comptable sait déjà le lire. Cashbox n'est pas non plus un logiciel de comptabilité. Il exporte en CSV pour la personne qui tient les comptes.

Si cela décrit votre année, gardez le tableur. La suite de cette page s'adresse aux équipes pour qui il commence à coincer.

Là où il cède

Chaque événement commence comme une copie du précédent

Le modèle maître est dupliqué, une formule est corrigée dans une copie et pas dans les autres, et au troisième spectacle de la saison les fichiers ne s'accordent plus sur ce que veut dire une catégorie. Comparer deux événements revient d'abord à réconcilier deux tableurs.

Dans Cashbox, chaque événement suit la même structure : le réel se cumule de la même façon sur chaque spectacle, et la vue d'ensemble les lit tous sans que personne ait à lier des feuilles.

Les validations se perdent dans les e-mails

Qui a dit oui à l'extension de la scène ? La réponse est dans un fil intitulé « RE: RE: facture », si elle existe quelque part. Un tableur peut contenir le montant, pas la décision qui va avec.

Dans Cashbox, une dépense au-delà de votre seuil part en validation auprès de la direction, et la validation est enregistrée sur la dépense : qui, quand, avec le justificatif joint. Tout ce qui est sous le seuil est comptabilisé directement.

Les devises dérivent

Un festival à l'affiche internationale paie des cachets dans une devise, vend des billets dans une autre et réserve des fournisseurs dans une troisième. Dans un tableur, le taux de change est celui que quelqu'un a tapé ce jour-là, et quand une cellule de taux est mise à jour, tous les totaux historiques qui y font référence changent en silence.

Cashbox conserve la devise d'origine sur chaque ligne et enregistre le taux au moment de la saisie. Les chiffres de la saison dernière restent ceux de la saison dernière quand les taux bougent.

Les justificatifs sont ailleurs

Les justificatifs arrivent en photos dans des conversations et en scans dans le dossier de téléchargements de quelqu'un. Le tableur a une ligne pour la dépense ; la preuve est ailleurs, si elle survit.

Dans Cashbox, le justificatif est joint à la dépense à laquelle il appartient. Sur un téléphone, le bouton de saisie ouvre l'appareil photo : un régisseur peut classer un ticket de carburant sur site au lieu de le rapporter chez lui.

Vous découvrez la marge des semaines plus tard

Quand le réel est saisi après coup, le P&L n'existe qu'une fois la comptabilité à jour, souvent quand le spectacle suivant est déjà en montage. Ce que disent alors les chiffres arrive trop tard pour agir.

Dans Cashbox, recettes et dépenses arrivent sur le même événement au moment où elles ont lieu : le P&L est à jour pendant le spectacle, pas reconstitué après.

Quitter le tableur

Inutile de repartir de zéro. Cashbox importe les dépenses et les recettes depuis un CSV, et l'import associe vos noms de colonnes et catégories existants au lieu de vous obliger à remanier le fichier. Vous pouvez reprendre la saison en cours et laisser les anciens fichiers où ils sont. Si vous démarrez un budget de zéro, notre modèle de budget de festival gratuit existe dans une version prête pour cet import.

L'essai gratuit dure 15 jours, sans carte : vous pouvez importer un vrai événement et le comparer à votre tableur avant de décider.