Un modèle de budget de festival qui fait les calculs

Le budget d'un festival a une forme que la plupart des modèles génériques ignorent : les cachets à côté des barrières, les recettes du bar à côté du sponsoring, et une ligne d'imprévus que personne ne veut entamer. Ce modèle part de cette forme, pour que vous remplaciez des chiffres au lieu de construire une structure.

Il est gratuit, sans e-mail ni inscription. Téléchargez-le, modifiez-le, partagez-le.

Ce que contient le tableur

• Les coûts par catégorie. Artistes, production, scène et technique, site, marketing, équipes, prestataires, transport, catering, autorisations et assurances, et une ligne d'imprévus.
• Les recettes par source. Pass week-end et billets journée, sponsoring, bar et merchandising.
• Budget, réel et écart pour chaque ligne. Renseignez le budget avant le spectacle et le réel au fil des factures et des recettes. L'écart se calcule tout seul.
• Les totaux et le résultat. Total des coûts, total des recettes, résultat net et marge, le tout en formules, pour le prévisionnel comme pour ce qui s'est réellement passé.
• Un exemple chiffré. Les montants décrivent un festival de deux jours pour 5 000 personnes, en euros et hors TVA. Ils sont là pour montrer comment le tableur fonctionne, pas comme référence de ce que les choses devraient coûter.

Il s'ouvre dans Excel, Google Sheets et Numbers. Chaque formule contient aussi son résultat, donc les chiffres s'affichent même dans un aperçu de fichier.

Comment l'utiliser

1. Une copie par événement. Le P&L d'un festival n'a de sens que seul ; mélanger deux spectacles dans un fichier, c'est ainsi que les totaux cessent de tomber juste.
2. Remplacez les lignes d'exemple par les vôtres. Ajoutez des lignes dans le bloc des coûts ou des recettes et les totaux les incluent.
3. Le budget d'abord, le réel au fil de l'eau. La colonne d'écart est l'alerte précoce : une ligne déjà hors budget pendant le montage mérite qu'on en parle.
4. Lisez l'écart dans le bon sens. C'est le réel moins le budget. Sur une ligne de coût, un chiffre positif est un dépassement ; sur une ligne de recette, c'est de l'argent que vous n'aviez pas prévu.

Quand le tableur ne suffit plus

Pour un spectacle dont une seule personne tient les chiffres, ce fichier peut suffire. Cela se complique quand plusieurs personnes déclarent des dépenses, quand les validations passent par e-mail, ou quand les cachets sont payés en plusieurs devises. Nous expliquons où se situe cette limite dans Cashbox ou tableur.

Si vous en êtes là, la version CSV de ce modèle est déjà prête pour l'import de budget de Cashbox. Ses catégories correspondent à celles de Cashbox par défaut : elle devient un budget d'événement sans réassocier une seule colonne.