Quando il budget dell'evento supera il foglio di calcolo

Un foglio di calcolo è il posto giusto per iniziare il budget di un evento. Tutti nel team possono aprirlo, nessuno ha bisogno di formazione, e un singolo spettacolo con una sola persona che tiene i numeri raramente ha bisogno d'altro.

I problemi iniziano quando il budget smette di essere il file di una sola persona. Questa pagina guarda con onestà a quando succede e a cosa cambia quando budget, spese e approvazioni stanno in un unico posto.

Dove il foglio di calcolo vince ancora

• Non costa nulla. Se fai uno spettacolo all'anno con una piccola crew, un foglio ben tenuto è imbattibile sul prezzo.
• Si adatta a tutto. Una nuova colonna, un calcolo una tantum, una scheda di scenario: un foglio di calcolo non dice mai di no.
• Funziona senza connessione. Cashbox è un'app web e ha bisogno di rete per salvare. Un foglio su un portatile no.
• Il tuo commercialista lo sa già leggere. Nemmeno Cashbox è un software di contabilità. Esporta in CSV per chi tiene i conti.

Se questo descrive il tuo anno, tieniti il foglio di calcolo. Il resto della pagina è per i team a cui ha iniziato a stare stretto.

Dove cede

Ogni evento nasce come copia del precedente

Il modello principale viene duplicato, una formula viene corretta in una copia e non nelle altre, e al terzo spettacolo della stagione i file non concordano più su cosa significhi una categoria. Confrontare due eventi diventa prima di tutto riconciliare due fogli.

In Cashbox ogni evento usa la stessa struttura, quindi il consuntivo si somma allo stesso modo su ogni spettacolo e la vista d'insieme li legge tutti senza che nessuno debba collegare fogli.

Le approvazioni vivono nelle email

Chi ha detto sì al potenziamento del palco? La risposta è in un thread chiamato "R: R: fattura", ammesso che sia da qualche parte. Un foglio di calcolo può contenere il numero, non la decisione dietro.

In Cashbox una spesa oltre la tua soglia va alla direzione per l'approvazione, e l'approvazione viene registrata sulla spesa: chi, quando e con la ricevuta allegata. Tutto ciò che è sotto soglia viene registrato direttamente.

Le valute scivolano

Un festival con una line-up internazionale paga i cachet in una valuta, vende biglietti in un'altra e prenota fornitori in una terza. In un foglio di calcolo il cambio è quello che qualcuno ha digitato quel giorno, e quando la cella del cambio viene aggiornata, tutti i totali storici che la usano cambiano senza avvisare.

Cashbox conserva la valuta originale su ogni riga e salva il cambio nel momento dell'inserimento. I numeri della scorsa stagione restano quelli della scorsa stagione anche quando i cambi si muovono.

Le ricevute sono altrove

Le ricevute arrivano come foto nelle chat e come scansioni nella cartella download di qualcuno. Il foglio ha una riga per la spesa; la prova è altrove, se sopravvive.

In Cashbox la ricevuta è allegata alla spesa a cui appartiene. Sul telefono il pulsante di acquisizione apre la fotocamera, così uno stage manager può archiviare lo scontrino del carburante in location invece di portarselo a casa.

Scopri il margine settimane dopo

Quando il consuntivo viene inserito a posteriori, il P&L esiste solo quando la contabilità si mette in pari, spesso quando lo spettacolo successivo è già in allestimento. Quello che dicono i numeri a quel punto arriva troppo tardi per agire.

In Cashbox ricavi e spese arrivano sullo stesso evento nel momento in cui avvengono, quindi il P&L è aggiornato durante lo spettacolo, non ricostruito dopo.

Passare dal foglio di calcolo

Non devi ripartire da zero. Cashbox importa spese e ricavi da CSV, e l'importazione associa i nomi di colonne e categorie che già usi invece di costringerti a rifare il file. Puoi portare la stagione in corso e lasciare i file più vecchi dove sono. Se inizi un budget da zero, il nostro modello di budget per festival gratuito ha una versione pronta per questa importazione.

C'è una prova gratuita di 15 giorni senza carta, così puoi importare un evento reale e confrontarlo con il tuo foglio prima di decidere.