Punto di pareggio di un festival: quanti biglietti devi vendere?

Ogni festival ha un numero di biglietti sotto il quale perde denaro. Conoscerlo prima di impegnarti su una line-up ti dice quanto rischio ti stai prendendo, e rende molto più facile rispondere alla maggior parte delle domande del tipo "aggiungiamo anche questo?".

Il calcolo è semplice. Il lavoro sta nel mettere i dati giusti.

La formula

Biglietti per il pareggio = (costi fissi − altre entrate su cui puoi contare) ÷ (ricavo netto per biglietto − costo per partecipante per biglietto)

Ogni parte richiede un po' di attenzione.

• I costi fissi sono quelli che non cambiano con le presenze: cachet degli artisti, palchi e produzione, affitto dell'area, assicurazione, il team principale. Vedi la guida al budget per come separarli.
• Le altre entrate su cui puoi contare sono quelle che arrivano comunque, che i biglietti si vendano o no: sponsorizzazioni firmate, contributi confermati. Riducono ciò che i biglietti devono coprire. Le entrate che dipendono dal pubblico, come la tua quota degli incassi del bar, vanno invece nei valori per biglietto, e solo a un livello che sapresti difendere.
• Il ricavo netto per biglietto è ciò che ti arriva da ogni biglietto: il prezzo, meno l'IVA che contiene, meno la commissione del circuito di prevendita.
• Il costo per partecipante per biglietto è quanto ti costa ogni persona in più: sicurezza e steward dimensionati sul pubblico, bagni, braccialetti, pulizie, rifiuti.

La differenza tra le ultime due è il margine di contribuzione per biglietto: quanto ogni biglietto venduto aggiunge alla copertura dei costi fissi.

Un esempio svolto

Queste cifre sono inventate per mostrare il calcolo. Non sono valori di riferimento.

I costi fissi del festival arrivano a 504.000 €, e ci sono 84.000 € di sponsorizzazioni firmate.

(504.000 € − 84.000 €) ÷ 84 € = 5.000 biglietti

Con una capienza di 8.000, il festival va in pareggio con un riempimento del 62,5%. Ogni biglietto oltre i 5.000 aggiunge 84 € al risultato, e ogni biglietto che manca ti costa 84 €.

Usala per mettere alla prova le decisioni

Lo stesso margine di contribuzione risponde in fretta alle domande del tipo "e se".

• Un headliner più importante. 42.000 € in più di cachet richiedono 42.000 € ÷ 84 € = 500 biglietti in più per ripagarsi. Chiediti se quell'artista venderà 500 biglietti che altrimenti non si sarebbero venduti.
• Un cambio di prezzo. Alzare il prezzo del biglietto di 5,50 € IVA inclusa aggiunge 5 € netti. Il margine di contribuzione passa da 84 € a 89 €, e il pareggio scende a circa 4.720 biglietti, a patto che le vendite tengano.
• Uno sponsor che si ritira. Perdere 21.000 € di sponsorizzazione aggiunge 250 biglietti al pareggio.

Fare i conti su tre versioni del piano, una prudente, una realistica e una ottimistica, ti mostra quanto è davvero ampia la gamma dei risultati possibili.

Più tipi di biglietto

La maggior parte dei festival vende più di un biglietto: early bird, weekend, giornaliero, VIP. Calcola il ricavo netto di ogni tipo e pesalo sul mix che prevedi di vendere. Se metà dei tuoi abbonamenti weekend esce a prezzo early bird, il ricavo netto medio per biglietto è più basso di quanto suggerisca il prezzo pieno, e il pareggio è più alto.

I biglietti giornalieri richiedono un passaggio in più. Un biglietto giornaliero di solito porta meno, ma ti costa i costi per partecipante solo nel giorno in cui viene usato, quindi dagli un suo margine di contribuzione.

Errori che spostano il numero

• Usare il prezzo del biglietto invece del ricavo netto. Lasciare dentro IVA e commissioni fa sembrare il pareggio più basso di migliaia di biglietti.
• Contare gli omaggi. Lista ospiti e biglietti gratuiti aggiungono costi per partecipante e nessun ricavo.
• Contare sponsorizzazioni non firmate. Finché non sono firmate sono un margine in più, non una deduzione.
• Dare per scontati gli incassi del bar a fatturato pieno. Se prendi una quota, conta la quota, e solo a un livello che sapresti difendere.
• Dimenticare che i costi per partecipante vanno a scaglioni. Sicurezza e bagni si prenotano spesso a blocchi, quindi qualche centinaio di biglietti in più può far scattare una voce al blocco successivo.

Tenerlo aggiornato

Il pareggio non è un numero che calcoli una volta sola. I cachet vengono confermati, gli sponsor firmano o si ritirano, e le prevendite ti dicono come si sta formando davvero il mix. Ricontrollalo ogni volta che cambia una voce importante, e confronta i biglietti venduti finora con quelli che ti servono ancora.

In Cashbox quel controllo è uno scenario. Ogni versione del piano sta accanto all'originale con il suo risultato, e mostra quanta parte dei ricavi ancora da incassare le serve per smettere di perdere denaro, contando ciò che è già incassato o previsto. Quando hai scelto una versione, applicarla aggiorna il budget dell'evento in un solo passaggio.