Un modello di budget per festival che fa i conti

Il budget di un festival ha una forma che la maggior parte dei modelli generici non coglie: i cachet accanto alle recinzioni, gli incassi del bar accanto alle sponsorizzazioni, e una riga di imprevisti che nessuno vuole toccare. Questo modello parte da quella forma, così sostituisci numeri invece di costruire la struttura.

È gratuito, senza email e senza registrazione. Scaricalo, modificalo, condividilo.

Cosa c'è nel foglio di calcolo

• Costi per categoria. Artisti, produzione, palco e AV, location, marketing, crew, fornitori di servizi, viaggi, catering, permessi e assicurazioni, e una riga di imprevisti.
• Ricavi per fonte. Abbonamenti weekend e biglietti giornalieri, sponsorizzazioni, bar e merchandising.
• Budget, consuntivo e scostamento per ogni riga. Compila il budget prima dello spettacolo e il consuntivo man mano che arrivano fatture e incassi. Lo scostamento si calcola da solo.
• Totali e risultato. Costi totali, ricavi totali, risultato netto e margine, tutto in formule, sia per il preventivo sia per quello che è successo davvero.
• Un esempio svolto. Le cifre descrivono un festival di due giorni da 5.000 persone, in euro e IVA esclusa. Servono a mostrare come funziona il foglio, non come riferimento di quanto dovrebbero costare le cose.

Si apre in Excel, Google Sheets e Numbers. Ogni formula contiene anche il suo risultato, quindi i numeri compaiono anche nell'anteprima di un file.

Come usarlo

1. Una copia per evento. Il P&L di un festival ha senso solo da solo; mettere due spettacoli nello stesso file è il modo in cui i totali smettono di tornare.
2. Sostituisci le righe di esempio con le tue. Aggiungi righe all'interno del blocco costi o ricavi e i totali le includono.
3. Prima il budget, poi il consuntivo man mano. La colonna dello scostamento è il campanello d'allarme: una riga già fuori budget durante l'allestimento merita una conversazione.
4. Leggi lo scostamento nel verso giusto. È consuntivo meno budget. Su una riga di costo, un numero positivo è uno sforamento; su una riga di ricavo, è denaro che non avevi previsto.

Quando il foglio di calcolo non basta più

Per uno spettacolo con una sola persona che tiene i numeri, questo file può bastare. Si complica quando più persone inseriscono spese, quando le approvazioni passano per email o quando i cachet si pagano in più di una valuta. Abbiamo scritto dove sta quel confine in Cashbox vs fogli di calcolo.

Se ci arrivi, la versione CSV di questo modello è già pronta per l'importazione dei budget di Cashbox. Le sue categorie corrispondono a quelle predefinite di Cashbox, quindi diventa il budget dell'evento senza riassociare una sola colonna.