Come fare il budget di un festival musicale

Il budget di un festival è una promessa che fai mesi prima che si muova la maggior parte del denaro. Gli acconti agli artisti e l'affitto dell'area escono molto prima che arrivino gli incassi dei biglietti, e quasi ogni numero è una stima quando lo scrivi. L'obiettivo non è prevedere il futuro all'euro. È costruire un piano con cui misurare il festival, voce per voce, finché c'è ancora tempo per cambiare rotta.

Questi sono i passaggi, nell'ordine che evita di rifare il lavoro. Il nostro modello di budget per festival gratuito segue la stessa struttura, se preferisci partire da un file.

1. Parti dalla struttura, non dal totale

Prima dei numeri, decidi le voci. Un budget per festival che funziona raggruppa i costi come è organizzato il lavoro, così ogni voce ha qualcuno che ne risponde:

• Artisti e performer: cachet, commissioni delle agenzie, rider, viaggi e alloggi.
• Produzione: palchi, audio, luci, video, backline, energia elettrica.
• Area: affitto della location o del terreno, recinzioni, bagni, rifiuti, acqua, ufficio di produzione.
• Persone: crew, sicurezza, steward, presidio medico, vitto e dotazione dei volontari.
• Marketing: media a pagamento, grafica, stampa, ufficio stampa.
• Permessi e assicurazioni: licenze, assicurazione dell'evento, diritti d'autore.
• Imprevisti: una voce a sé (passo 5).

I ricavi vanno trattati allo stesso modo: biglietti per tipo (weekend, giornaliero, VIP), sponsorizzazioni, bar e food, merchandising, e contributi pubblici se ne hai.

Se l'anno scorso hai fatto un'edizione, parti dal suo consuntivo e non dal budget dell'anno scorso. Il consuntivo è quanto è costato davvero il festival.

2. Separa i costi fissi da quelli per partecipante

Alcuni costi non si muovono con le presenze: il cachet di un headliner, un palco, una linea di recinzioni. Altri crescono a ogni biglietto venduto: sicurezza e steward dimensionati sul pubblico atteso, bagni, braccialetti, pulizie, commissioni di prevendita.

Segna quali sono gli uni e quali gli altri. Fare il budget su un'unica cifra di presenze lo nasconde, e sono proprio le voci per partecipante a sorprenderti quando le vendite vanno meglio o peggio del previsto. La separazione è anche ciò che ti permette di calcolare quanti biglietti devi vendere per coprire i costi, come spiega la nostra guida al punto di pareggio di un festival.

3. Metti a budget i ricavi netti, a un livello che sapresti difendere

I ricavi dei biglietti sono il punto in cui la maggior parte dei budget è troppo ottimista, in due modi.

• Lordo invece di netto. Il prezzo del biglietto include l'IVA, che non è tua, e il circuito di prevendita trattiene la sua commissione prima di pagarti. Metti a budget ciò che arriva sul tuo conto: prezzo, meno IVA, meno commissioni.
• Capienza invece di vendite. Pianifica un riempimento che puoi giustificare con le edizioni passate o con le prevendite, non un'area sold out. Il sold out è il margine in più, non il piano.

Tratta allo stesso modo gli altri ricavi. Conta le sponsorizzazioni firmate e tieni ben separati gli accordi "previsti" finché non sono firmati. Se il bar lo gestisce qualcun altro in cambio di una quota degli incassi, metti a budget la tua quota, non il fatturato del bar.

4. Chiedi prima il prezzo delle righe più grandi, per iscritto

Poche voci (headliner, palco e produzione, area, sicurezza) di solito fanno la maggior parte del costo. Fatti fare preventivi scritti per quelle prima di rifinire qualsiasi voce piccola. Un budget con quaranta voci minori precise e un cachet dell'headliner tirato a indovinare è preciso sulle cose sbagliate.

Quando un cachet è quotato in un'altra valuta, cosa comune con gli artisti internazionali, annota il cambio con cui l'hai messo a budget e quando verrà pagato. Conta il cambio del giorno in cui paghi.

5. Dai un numero a ciò che ancora non sai

Tieni gli imprevisti come una voce visibile invece di gonfiare ogni stima. Dimensionala in base a quanta parte del budget è ancora senza preventivo: poco quando la maggior parte delle voci è a contratto, di più quando la line-up o l'area non sono ancora definite.

Decidi in anticipo chi può attingervi e per cosa. Una voce di imprevisti che assorbe in silenzio gli sforamenti durante l'allestimento è già esaurita prima dell'evento, proprio quando è più probabile che ti serva.

6. Segna quando si muove il denaro

Il budget dice quanto. I pagamenti sono un'altra domanda: quando. Gli acconti agli artisti e l'affitto dell'area spesso scadono mesi prima che arrivi il grosso degli incassi dei biglietti, e alcuni circuiti di prevendita pagano solo dopo l'evento.

Metti su un calendario i pagamenti grandi e gli incassi previsti. Un festival può essere in utile sulla carta e restare comunque a corto di cassa in primavera.

7. Decidi chi può impegnare spesa

Un budget vale quanto i controlli che lo circondano. Nomina un responsabile per ogni area di costo e fissa una soglia oltre la quale una spesa richiede l'approvazione di qualcun altro. La spesa ordinaria continua a scorrere, e quella grande o insolita riceve una seconda occhiata prima di essere impegnata, non dopo l'arrivo della fattura.

8. Bloccalo, poi segui il consuntivo rispetto al budget

Quando il piano è concordato, fissalo come riferimento. Da quel momento registra costi e ricavi effettivi sulle stesse voci man mano che avvengono, non alla fine. Una voce già fuori budget durante l'allestimento merita una conversazione finché c'è tempo per intervenire.

Controlla lo scostamento ogni settimana durante l'allestimento e ogni giorno in loco. Finito il festival, le stesse voci diventano la base della chiusura dei conti, di cui parla la nostra guida a chiudere i conti dopo un festival.

Errori da evitare

• Mettere a budget i ricavi dei biglietti al lordo. IVA e commissioni di prevendita sono denaro vero che non vedrai.
• Trattare i costi per partecipante come fissi. Più vendite significano più sicurezza, bagni e pulizie.
• Nascondere gli imprevisti dentro altre voci. Così nessuno sa quanto ne resta.
• Un solo file per più edizioni o eventi. Il conto economico di ogni evento ha senso solo se è separato.
• Aggiornare il consuntivo una volta sola, alla fine. A quel punto il budget può solo dirti cosa è andato storto, non aiutarti a rimediare.

Dove si inserisce Cashbox

I passaggi qui sopra funzionano in un foglio di calcolo, e per un evento piccolo un file può bastare. Cashbox è fatto per il momento in cui più persone spendono sullo stesso budget. Importi il budget, imposti le soglie di approvazione e blocchi il budget come riferimento. Poi ogni spesa arriva sulla sua voce con la ricevuta allegata. Un cachet pagato in un'altra valuta mantiene il cambio con cui è stato inserito, così i numeri del mese scorso non si muovono quando si muovono i cambi.