Quando o orçamento do evento já não cabe na folha de cálculo

A folha de cálculo é o sítio certo para começar o orçamento de um evento. Toda a equipa a sabe abrir, ninguém precisa de formação, e um único espetáculo com uma só pessoa a gerir os números raramente precisa de mais.

O problema começa quando o orçamento deixa de ser o ficheiro de uma pessoa. Esta página mostra, com honestidade, onde isso acontece, e o que muda quando o orçamento, as despesas e as aprovações vivem no mesmo sítio.

Onde a folha de cálculo ainda ganha

• Não custa nada. Se faz um espetáculo por ano com uma equipa pequena, uma folha bem cuidada é difícil de bater no preço.
• Adapta-se a tudo. Uma coluna nova, um cálculo pontual, um separador de cenários: a folha de cálculo nunca diz que não.
• Funciona sem ligação. O Cashbox é uma aplicação web e precisa de rede para gravar. Uma folha num portátil não.
• O seu contabilista já a lê. O Cashbox também não é software de contabilidade. Exporta em CSV para quem trata da contabilidade.

Se isto descreve o seu ano, fique com a folha de cálculo. O resto desta página é para equipas onde ela já começou a doer.

Onde falha

Cada evento começa como cópia do anterior

O modelo base é duplicado, uma fórmula é corrigida numa cópia e não nas outras, e ao terceiro espetáculo da temporada os ficheiros já não concordam sobre o que significa cada categoria. Comparar dois eventos passa a exigir, primeiro, reconciliar duas folhas.

No Cashbox todos os eventos usam a mesma estrutura, por isso o real soma da mesma forma em cada espetáculo, e a visão de portefólio lê todos sem ninguém ter de ligar folhas entre si.

As aprovações vivem no email

Quem autorizou o reforço de palco? A resposta está numa conversa chamada "Re: re: fatura", se estiver em algum lado. A folha guarda o valor, mas não a decisão por trás dele.

No Cashbox, uma despesa acima do seu limite segue para aprovação da direção, e a aprovação fica registada na própria despesa: quem aprovou, quando, e com o recibo anexado. Abaixo do limite, entra diretamente no livro do evento.

O câmbio desvia-se

Um festival com cartaz internacional paga cachets numa moeda, vende bilhetes noutra e contrata fornecedores numa terceira. Numa folha de cálculo, o câmbio é o que alguém escreveu nesse dia, e quando uma célula de câmbio é atualizada, todos os totais históricos que dependiam dela mudam em silêncio.

O Cashbox guarda a moeda original em cada linha e o câmbio do momento em que a linha é registada. Os números da temporada passada continuam a ser os da temporada passada quando o câmbio muda.

Os recibos estão noutro sítio

Os recibos chegam como fotos em conversas de grupo e digitalizações na pasta de transferências de alguém. A folha tem uma linha para a despesa; a prova está noutro lado, se sobreviver.

No Cashbox, o recibo fica anexado à despesa a que pertence. No telemóvel, o botão de registo abre a câmara, e um chefe de palco pode lançar o recibo do combustível no recinto em vez de o levar para casa.

A margem só se conhece semanas depois

Quando o real é escrito depois dos factos, o P&L só existe quando a contabilidade recupera o atraso, muitas vezes já com o espetáculo seguinte em montagem. O que os números disserem nessa altura já chega tarde.

No Cashbox, receitas e despesas entram no mesmo evento à medida que acontecem, por isso o P&L está atualizado durante o espetáculo, e não reconstruído depois dele.

Sair da folha de cálculo

Não precisa de começar do zero. O Cashbox importa despesas e receitas em CSV, e o importador mapeia os nomes de colunas e categorias que já usa, em vez de o obrigar a reformatar o ficheiro. Pode trazer a temporada atual e deixar os ficheiros antigos onde estão. Se vai começar um orçamento do zero, o nosso modelo grátis de orçamento de festival tem uma versão preparada para essa importação.

Há um período experimental de 15 dias, sem cartão, para importar um evento real e compará-lo com a sua folha antes de decidir.