Um modelo de orçamento de festival que faz as contas

O orçamento de um festival tem uma forma que a maioria dos modelos genéricos ignora: cachets ao lado de vedações, receita de bar ao lado de patrocínios, e uma linha de contingência que ninguém quer gastar. Este modelo parte dessa forma, para que substitua valores em vez de construir a estrutura.

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O que tem a folha de cálculo

• Custos por categoria. Artistas, produção, palco e AV, recinto, marketing, equipa, prestadores de serviços, viagens, catering, licenças e seguros, e uma linha de contingência.
• Receitas por origem. Passes de fim de semana e bilhetes diários, patrocínio, bar e merchandising.
• Orçamento, real e desvio em cada linha. Preencha o orçamento antes do espetáculo e o real à medida que chegam faturas e receitas. O desvio calcula-se sozinho.
• Totais e resultado. Total de custos, total de receitas, resultado líquido e margem, tudo em fórmulas, para o plano e para o que realmente aconteceu.
• Um exemplo preenchido. Os valores descrevem um festival de dois dias para 5.000 pessoas, em euros e sem IVA. Servem para mostrar como a folha funciona, não como referência do que as coisas devem custar.

Abre no Excel, no Google Sheets e no Numbers. Cada fórmula guarda também o seu resultado, por isso os valores aparecem até na pré-visualização do ficheiro.

Como usar

1. Uma cópia por evento. O P&L de um festival só faz sentido sozinho; misturar dois espetáculos no mesmo ficheiro é a forma mais rápida de os totais deixarem de bater certo.
2. Substitua as linhas de exemplo pelas suas. Acrescente linhas dentro do bloco de custos ou de receitas e os totais incluem-nas.
3. Primeiro o orçamento, depois o real. A coluna de desvio é o aviso antecipado: uma linha que já derrapou durante a montagem ainda vai a tempo de uma conversa.
4. Leia o desvio no sentido certo. É o real menos o orçamento. Numa linha de custo, um valor positivo é uma derrapagem; numa linha de receita, é dinheiro que não estava previsto.

Quando a folha de cálculo já não chega

Para um espetáculo com uma só pessoa a gerir os números, este ficheiro pode ser tudo o que precisa. Complica-se quando várias pessoas lançam despesas, quando as aprovações acontecem por email, ou quando os cachets são pagos em mais do que uma moeda. Escrevemos sobre onde fica essa fronteira em Cashbox vs folhas de cálculo.

Se lá chegar, a versão CSV deste modelo já está preparada para a importação de orçamentos do Cashbox. As categorias correspondem às do Cashbox, por isso entra como orçamento do evento sem remapear uma única coluna. Na coluna de categoria, os nomes estão como o Cashbox os cria por omissão, em inglês.