Ponto de equilíbrio de um festival: quantos bilhetes tem de vender?

Todos os festivais têm um número de bilhetes abaixo do qual perdem dinheiro. Conhecer esse número antes de fechar o cartaz diz-lhe quanto risco está a assumir, e torna muito mais fácil responder à maioria das perguntas do tipo "acrescentamos isto?".

A aritmética é simples. O trabalho está em acertar nos valores de partida.

A fórmula

Bilhetes para o equilíbrio = (custos fixos − outras receitas com que pode contar) ÷ (receita líquida por bilhete − custo por pessoa por bilhete)

Cada parte pede algum cuidado.

• Custos fixos são os que não mudam com o público: cachês, palcos e produção, aluguer do recinto, seguros, a equipa principal. Veja no guia de orçamento como os separar.
• Outras receitas com que pode contar são as que entram quer os bilhetes se vendam quer não: patrocínio assinado, apoios confirmados. Reduzem o que os bilhetes têm de cobrir. As receitas que dependem do público, como a sua parte da faturação do bar, entram antes nos valores por bilhete, e só a um nível que consiga defender.
• Receita líquida por bilhete é o que lhe chega de cada bilhete: o preço, menos o IVA nele incluído, menos a comissão da bilhética.
• Custo por pessoa por bilhete é o que lhe custa cada pessoa a mais: segurança e assistentes de recinto à medida do público, casas de banho, pulseiras, limpeza, resíduos.

A diferença entre os dois últimos é a contribuição por bilhete: o que cada bilhete vendido acrescenta para cobrir os custos fixos.

Um exemplo com contas

Estes valores são inventados para mostrar a aritmética. Não são referências.

Os custos fixos do festival somam 504.000 €, e há 84.000 € de patrocínio assinado.

(504.000 € − 84.000 €) ÷ 84 € = 5.000 bilhetes

Com uma lotação de 8.000, o festival atinge o equilíbrio com 62,5% dos bilhetes vendidos. Cada bilhete acima dos 5.000 acrescenta 84 € ao resultado, e cada bilhete que falte para lá chegar custa 84 €.

Use-o para testar decisões

O mesmo valor de contribuição responde depressa às perguntas "e se".

• Um cabeça de cartaz maior. Mais 42.000 € em cachês precisam de 42.000 € ÷ 84 € = 500 bilhetes a mais para se pagarem. Pergunte-se se esse artista vai vender 500 bilhetes que de outra forma não se venderiam.
• Uma mudança de preço. Subir o preço do bilhete em 5,50 € com IVA acrescenta 5 € líquidos. A contribuição passa de 84 € para 89 €, e o ponto de equilíbrio desce para cerca de 4.720 bilhetes, desde que as vendas se mantenham.
• Um patrocinador que desiste. Perder 21.000 € de patrocínio acrescenta 250 bilhetes ao ponto de equilíbrio.

Fazer as contas para três versões do plano, uma prudente, uma esperada e uma otimista, mostra-lhe a verdadeira amplitude dos resultados possíveis.

Vários tipos de bilhete

A maioria dos festivais vende mais do que um tipo de bilhete: early bird, passe de fim de semana, bilhete diário, VIP. Calcule a receita líquida de cada tipo e pondere-a pela combinação que espera vender. Se metade dos seus passes de fim de semana for vendida a preço early bird, a receita líquida média por bilhete é mais baixa do que o preço cheio sugere, e o ponto de equilíbrio sobe.

Os bilhetes diários precisam de mais um passo. Um bilhete diário costuma render menos, mas só gera custos por pessoa no dia em que é usado, por isso dê-lhe o seu próprio valor de contribuição.

Erros que mexem no número

• Usar o preço do bilhete em vez da receita líquida. Deixar lá dentro o IVA e as comissões faz o ponto de equilíbrio parecer milhares de bilhetes mais baixo do que é.
• Contar os convites. A lista de convidados e os bilhetes gratuitos acrescentam custos por pessoa e nenhuma receita.
• Contar patrocínio que não está assinado. Até estar assinado, é um bónus possível, não uma dedução.
• Assumir a faturação total do bar. Se fica com uma parte, conte a parte, e só a um nível que consiga defender.
• Esquecer que os custos por pessoa sobem por escalões. A segurança e as casas de banho são muitas vezes contratadas em blocos, por isso umas centenas de bilhetes a mais podem fazer uma linha saltar para o bloco seguinte.

Mantê-lo atualizado

O ponto de equilíbrio não se calcula uma só vez. Os cachês são confirmados, os patrocinadores assinam ou desistem, e a pré-venda mostra como a combinação de bilhetes está de facto a evoluir. Volte a calculá-lo sempre que uma linha grande muda, e compare os bilhetes já vendidos com os que ainda precisa de vender.

No Cashbox, essa verificação é um cenário. Cada versão do plano fica ao lado do original com o seu próprio resultado, e mostra quanto da receita ainda por vir precisa para deixar de dar prejuízo, contando com o que já foi recebido ou está previsto. Quando escolher uma versão, aplicá-la atualiza o orçamento do evento de uma só vez.