Fechar as contas depois de um festival

O festival acaba no domingo à noite. As contas não. As faturas continuam a chegar durante semanas, a bilhética paga segundo o seu próprio calendário, há acertos a fazer com os artistas, e algures no meio disto está a resposta que todos querem: ganhámos dinheiro, e porquê?

Um bom fecho de contas responde a essa pergunta com números que pode defender, e deixa a próxima edição a partir de factos e não de memória. Esta lista segue a ordem que evita fazer qualquer coisa duas vezes.

1. Defina uma data-limite e avise os fornecedores

Escolha uma data até à qual todas as faturas de fornecedores têm de chegar, normalmente algumas semanas depois do evento, e comunique-a a todos os fornecedores com quem trabalhou. As faturas atrasadas são a razão mais comum para o resultado de um festival mudar meses depois de ter sido anunciado.

Para os custos que conhece mas que ainda não foram faturados, registe uma estimativa na linha certa, para que o resultado não pareça melhor só porque faltam faturas.

2. Associe cada custo à sua linha do orçamento

Percorra os custos linha a linha face ao orçamento. Cada um precisa de um recibo ou de uma fatura, da linha a que pertence e da aprovação, se estava acima do seu limite. Os custos que foram pagos mas nunca registados aparecem aqui, normalmente pagamentos com cartão feitos no recinto.

Atenção aos duplicados: um sinal pago na primavera e a fatura final que já o inclui.

3. Concilie as receitas de bilheteira

A fonte é o extrato da bilhética, não o painel de vendas. Concilie:

• Bilhetes vendidos por tipo, face ao extrato.
• Taxas e comissões que a bilhética deduziu.
• Reembolsos e estornos, que podem continuar a chegar depois do evento.
• O pagamento que chegou de facto à sua conta bancária.

Depois confirme o que ainda tem a receber e quando lhe vai ser pago.

4. Concilie o bar, a restauração e o merchandising

Se explora o bar, compare a faturação por meio de pagamento com o stock gasto e o dinheiro contado. Se um parceiro o explora em troca de uma parte da faturação, confira o extrato dele com o acordo e fature a sua parte. O merchandising funciona da mesma forma: unidades vendidas, stock que sobrou e as deduções do prestador de pagamentos.

5. Faça o acerto com os artistas

Os cachês fixos são simples: confirme o saldo depois do sinal. Os acordos que dependem da venda de bilhetes, como um cachê garantido contra uma percentagem do líquido após custos, precisam dos valores de bilheteira do passo 3, e só dos custos que o contrato permite. A nossa folha grátis de acerto com artistas faz essas contas e mantém cada passo visível para as duas partes.

6. Feche os patrocínios e os apoios

Confirme que cada patrocinador foi faturado por cada prestação e que as contrapartidas prometidas foram cumpridas, com provas (fotografias, números de alcance) prontas a enviar. Os apoios exigem muitas vezes um relatório final com a despesa real face ao orçamento aprovado, por isso use os números do fecho de contas, e não os da candidatura original.

7. Verifique a posição de IVA

Separe o IVA que liquidou nos bilhetes, nos patrocínios e no bar do IVA que suportou nos custos, e confirme que cada custo tem a taxa certa e uma fatura que permita deduzi-lo. Artistas e fornecedores de outros países podem seguir regras de IVA diferentes, por isso assinale-os ao seu contabilista em vez de adivinhar.

8. Feche a demonstração de resultados e leia-a

Com os custos e as receitas completos, compare o realizado com o orçamento, linha a linha. Depois faça as perguntas úteis:

• Que linhas derraparam, e foi por uma mudança de preço, uma mudança de âmbito ou uma estimativa errada desde o início?
• Como se compararam a combinação de bilhetes e a taxa de venda com o plano e com o seu ponto de equilíbrio?
• Que custos por pessoa cresceram mais depressa do que o público?

Escreva as respostas enquanto as pessoas ainda se lembram. São o contributo mais valioso para o próximo orçamento.

9. Entregue as contas e passe à próxima edição

Envie ao seu contabilista tudo num só sítio: custos e receitas por conta, o resumo do IVA e as faturas. Depois encerre o evento, para que os seus números deixem de mudar.

Por fim, comece o orçamento da próxima edição a partir do realizado desta, com as notas do passo 8 ao lado. Os patrocinadores recorrentes e os acordos plurianuais passam para a frente como as primeiras linhas do plano do ano seguinte.

Onde entra o Cashbox

A maior parte do esforço do fecho de contas vai para encontrar coisas: recibos, aprovações, a que câmbio foi pago um cachê estrangeiro. No Cashbox, tudo isso fica guardado em cada linha no momento em que é registada, por isso fechar as contas passa a ser uma questão de verificar. A exportação para o contabilista reúne num só ZIP os totais por conta e por taxa de IVA, mais as faturas, e conta as linhas a que ainda falta um código ou uma fatura antes de o seu contabilista ter de perguntar. Quando cria a próxima edição, os pagamentos dos patrocinadores passam como prestações por confirmar.