Como orçamentar um festival de música

Um orçamento de festival é uma promessa feita meses antes de a maior parte do dinheiro se mexer. Os sinais aos artistas e o aluguer do recinto saem muito antes de chegarem as receitas de bilheteira, e quase todos os números são estimativas quando os escreve. O objetivo não é prever o futuro ao euro. É construir um plano com o qual possa comparar o festival, linha a linha, enquanto ainda há tempo para mudar de rumo.

Estes são os passos, pela ordem que evita refazer trabalho. Se preferir começar por um ficheiro, o nosso modelo grátis de orçamento de festival segue a mesma estrutura.

1. Comece pela estrutura, não pelo total

Antes de qualquer número, decida as linhas. Um orçamento de festival que funciona agrupa os custos da forma como o trabalho está organizado, para que cada linha tenha um responsável:

• Artistas: cachês, comissões dos agentes, riders, viagens e alojamento.
• Produção: palcos, som, luz, vídeo, backline, energia.
• Recinto: aluguer do espaço ou do terreno, vedações, casas de banho, resíduos, água, escritório de produção.
• Pessoas: equipa técnica, segurança, assistentes de recinto, assistência médica, alimentação e equipamento dos voluntários.
• Marketing: publicidade paga, design, impressão, assessoria de imprensa.
• Licenças e seguros: licenças, seguro do evento, direitos de autor.
• Contingência: uma linha própria (passo 5).

As receitas têm o mesmo tratamento: bilhetes por tipo (passe de fim de semana, bilhete diário, VIP), patrocínio, bar e restauração, merchandising e apoios, se os tiver.

Se fez uma edição no ano passado, comece pelos valores realizados dessa edição e não pelo orçamento do ano passado. O realizado é o que o festival custou de facto.

2. Separe os custos fixos dos custos por pessoa

Alguns custos não mudam com o público: o cachê de um cabeça de cartaz, um palco, uma linha de vedação. Outros crescem com cada bilhete vendido: segurança e assistentes de recinto escalados pela afluência prevista, casas de banho, pulseiras, limpeza, comissões da bilhética.

Assinale quais são quais. Orçamentar com um único número de público esconde esta diferença, e são as linhas por pessoa que surpreendem quando as vendas ficam acima ou abaixo do previsto. A separação é também o que lhe permite calcular quantos bilhetes tem de vender para cobrir os custos, como explica o nosso guia do ponto de equilíbrio de um festival.

3. Orçamente as receitas em líquido, e a um nível que consiga defender

A receita de bilheteira é onde a maioria dos orçamentos peca por otimismo, de duas formas.

• Bruto em vez de líquido. O preço do bilhete inclui IVA, que não é seu, e a bilhética fica com a sua comissão antes de lhe pagar. Orçamente o que chega à sua conta: o preço, menos o IVA, menos as comissões.
• Lotação em vez de vendas. Planeie com uma taxa de venda que consiga justificar com edições anteriores ou com a pré-venda, e não com o recinto esgotado. Esgotar é um bónus, não o plano.

Trate as outras receitas da mesma forma. Conte o patrocínio que está assinado e mantenha os acordos "previstos" bem à parte até o estarem. Se outra entidade explora o bar em troca de uma parte da faturação, orçamente a sua parte, e não a faturação do bar.

4. Comece pelas linhas maiores, com propostas por escrito

Um punhado de linhas (cabeças de cartaz, palco e produção, recinto, segurança) costuma representar a maior parte do custo. Obtenha propostas por escrito para essas antes de afinar qualquer coisa pequena. Um orçamento com quarenta linhas pequenas muito precisas e o cachê do cabeça de cartaz adivinhado é preciso nas coisas erradas.

Quando um cachê vem noutra moeda, o que é comum com artistas internacionais, anote a taxa de câmbio com que orçamentou e quando o cachê vai ser pago. O que conta é o câmbio do dia em que paga.

5. Ponha um número no que ainda não sabe

Mantenha a contingência como uma linha visível, em vez de inflacionar cada estimativa. Dimensione-a pela parte do orçamento que ainda não tem proposta: pouca quando a maioria das linhas está contratada, mais quando o cartaz ou o recinto ainda não estão fechados.

Decida de antemão quem pode gastar dela e em quê. Uma contingência que vai absorvendo em silêncio as derrapagens da montagem desaparece antes do espetáculo, quando é mais provável precisar dela.

6. Mapeie quando o dinheiro se mexe

O orçamento diz quanto. Os pagamentos são outra questão: quando. Os sinais aos artistas e o aluguer do recinto vencem muitas vezes meses antes de chegar o grosso das receitas de bilheteira, e algumas bilhéticas só pagam depois do evento.

Ponha os grandes pagamentos e as receitas previstas num calendário. Um festival pode dar lucro no papel e mesmo assim ficar sem tesouraria na primavera.

7. Defina quem pode assumir despesas

Um orçamento vale o que valem os controlos à sua volta. Nomeie um responsável para cada área de custo e defina um limite acima do qual uma despesa precisa da aprovação de outra pessoa. As despesas correntes continuam a avançar, e as grandes ou invulgares têm uma segunda leitura antes de serem assumidas, e não depois de chegar a fatura.

8. Bloqueie-o e acompanhe o realizado face a ele

Quando o plano estiver acordado, fixe-o como base. A partir daí, registe os custos e as receitas reais nas mesmas linhas à medida que acontecem, e não no fim. Uma linha que já derrapa durante a montagem merece uma conversa enquanto ainda há tempo para agir.

Reveja o desvio todas as semanas durante a montagem e todos os dias no recinto. Quando o festival acabar, as mesmas linhas passam a ser o seu fecho de contas, de que trata o nosso guia para fechar as contas depois de um festival.

Erros a evitar

• Orçamentar a bilheteira em bruto. O IVA e as comissões da bilhética são dinheiro real que não vai ver.
• Tratar os custos por pessoa como fixos. Mais vendas significam mais segurança, casas de banho e limpeza.
• Esconder a contingência dentro de outras linhas. Depois ninguém sabe quanto resta.
• Um só ficheiro para várias edições ou espetáculos. Os resultados de cada evento só fazem sentido isolados.
• Atualizar o realizado uma vez, no fim. Nessa altura, o orçamento só lhe diz o que correu mal, já não o ajuda a corrigir.

Onde entra o Cashbox

Os passos acima funcionam numa folha de cálculo, e para um evento pequeno um ficheiro pode chegar. O Cashbox foi feito para o momento em que várias pessoas gastam contra o mesmo orçamento. Importa o orçamento, define limites de aprovação e bloqueia o plano como base. Depois, cada despesa entra na sua linha com o recibo anexado. Um cachê pago noutra moeda mantém a taxa de câmbio com que foi registado, por isso os valores do mês passado não mudam quando o câmbio muda.