Uma folha de acerto que resolve a garantia contra percentagem

O acerto são os dez minutos depois do concerto em que o promotor e o tour manager se sentam com o relatório de bilheteira e acordam quanto se deve ao artista. Com um cachet fixo é uma formalidade. Com uma garantia contra percentagem são contas feitas tarde, muitas vezes à mão, e um erro em qualquer sentido é dinheiro que uma das partes não volta a ver.

Esta folha faz essas contas. É grátis, sem email e sem registo.

O que tem a folha

• O acordo. O cachet garantido, a percentagem do artista sobre o líquido após custos e qualquer adiantamento já pago.
• Bilheteira por tipo de bilhete. Bilhetes vendidos vezes preço, com uma linha de convites a zero, para que contem mas não sejam pagos.
• Do bruto ao líquido. Primeiro saem o IVA incluído nos bilhetes e a comissão da bilhética. As duas taxas são células que define, porque o IVA dos bilhetes varia de país para país.
• Custos acordados. Sala, som e luz, segurança, equipa técnica local, marketing, hospitalidade, seguro e direitos de autor. Só entram os custos que estão no contrato.
• O acerto. O líquido após custos, a percentagem do artista, o cachet garantido e o cachet final, que é o maior dos dois. Retirando o adiantamento, fica o saldo a pagar esta noite. O resultado do promotor também aparece.
• Linhas de assinatura para as duas partes.

Os valores descrevem um concerto numa sala de 1.200 lugares, com 8.000 € garantidos contra 80% do líquido após custos. A percentagem dá 10.521,46 €, por isso supera a garantia, e com 4.000 € já pagos de adiantamento ficam 6.521,46 € a pagar na noite. Os números mostram como a folha funciona; não são referências.

Como usar

1. Preencha o acordo antes do concerto. Copie os termos do contrato e mais nada. Um custo que não está no contrato não é uma dedução.
2. Registe a bilheteira na noite. Use o relatório da bilhética para os bilhetes vendidos por tipo e confirme a taxa de IVA e a comissão no extrato da plataforma.
3. Tenha um comprovativo para cada custo. O tour manager tem direito a vê-los, e o acerto é mais rápido quando cada linha já tem o seu.
4. As duas partes assinam. Imprima-a ou envie o ficheiro, e guarde uma cópia por concerto.

Onde os acertos correm mal

• A percentagem sobre o número errado. O acordo diz líquido após custos. Aplicar a percentagem ao bruto, ou à bilheteira antes dos custos, paga a mais ao artista; esquecer custos que o contrato permite paga a menos ao promotor. A folha mantém cada passo na sua linha, para que as duas partes vejam sobre que valor se aplica a percentagem.
• Custos que ninguém acordou. Uma campanha de última hora ou um técnico extra podem ser custos reais e mesmo assim não ser dedutíveis. Se não estão no contrato, ficam fora da folha.
• IVA contado como receita. Os preços dos bilhetes incluem IVA. Nenhuma das partes fica com ele, por isso sai antes de se dividir o que quer que seja.

Quando uma folha passa a ser uma temporada

Um acerto por concerto funciona. Numa digressão ou numa temporada as perguntas mudam: quanto rendeu cada concerto, que custos derrapam sempre, o que ainda se deve a quem. No Cashbox, as receitas de bilheteira e os custos entram no evento à medida que acontecem, por isso os valores do acerto já lá estão, e o P&L de cada concerto fica ao lado dos outros.

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