Cuando el presupuesto del evento se queda grande para la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es el lugar adecuado para empezar el presupuesto de un evento. Todo el equipo puede abrirla, nadie necesita formación, y un único espectáculo con una sola persona llevando los números rara vez necesita nada más.

El problema empieza cuando el presupuesto deja de ser el archivo de una sola persona. Esta página explica con honestidad cuándo ocurre y qué cambia cuando el presupuesto, los gastos y las aprobaciones están en un mismo sitio.

Dónde gana todavía la hoja de cálculo

• No cuesta nada. Si haces un espectáculo al año con un equipo pequeño, una hoja bien llevada es imbatible en precio.
• Se adapta a todo. Una columna nueva, un cálculo puntual, una pestaña de escenarios: una hoja de cálculo nunca dice que no.
• Funciona sin conexión. Cashbox es una aplicación web y necesita red para guardar. Una hoja en un portátil, no.
• Tu gestor ya sabe leerla. Cashbox tampoco es software de contabilidad. Exporta a CSV para quien lleve las cuentas.

Si eso describe tu año, quédate con la hoja de cálculo. El resto de esta página es para equipos a los que ya ha empezado a darles problemas.

Dónde falla

Cada evento empieza como copia del anterior

La plantilla maestra se duplica, una fórmula se corrige en una copia y no en las demás, y en el tercer espectáculo de la temporada los archivos ya no coinciden en qué significa cada categoría. Comparar dos eventos obliga primero a cuadrar dos hojas de cálculo.

En Cashbox todos los eventos usan la misma estructura, así que el real se suma igual en cada espectáculo y la vista de cartera los lee todos sin que nadie tenga que vincular hojas.

Las aprobaciones viven en el correo

¿Quién dio el visto bueno a la ampliación del escenario? La respuesta está en un hilo llamado «RE: RE: factura», si está en algún sitio. Una hoja de cálculo puede guardar la cifra, pero no la decisión detrás de ella.

En Cashbox un gasto por encima de tu umbral pasa a dirección para su aprobación, y la aprobación queda registrada en el gasto: quién, cuándo y con el justificante adjunto. Lo que está por debajo del umbral se registra directamente.

Las divisas se desvían

Un festival con cartel internacional paga cachés en una moneda, vende entradas en otra y contrata proveedores en una tercera. En una hoja de cálculo el tipo de cambio es el que alguien tecleó ese día, y cuando se actualiza la celda del tipo, todos los totales históricos que dependían de ella cambian sin avisar.

Cashbox mantiene la moneda original en cada línea y guarda el tipo en el momento en que se registra. Las cifras de la temporada pasada siguen siendo las de la temporada pasada aunque se muevan los tipos.

Los justificantes están en otra parte

Los justificantes llegan como fotos en chats y como escaneos en la carpeta de descargas de alguien. La hoja tiene una fila para el gasto; la prueba está en otro sitio, si es que sobrevive.

En Cashbox el justificante se adjunta al gasto al que pertenece. En el móvil, el botón de captura abre la cámara, así que un regidor puede registrar un ticket de gasolina en el recinto en lugar de llevárselo a casa.

El margen lo descubres semanas después

Cuando el real se teclea a posteriori, el P&L solo existe cuando la contabilidad se pone al día, a menudo con el siguiente espectáculo ya en montaje. Lo que digan entonces las cifras llega tarde para actuar.

En Cashbox ingresos y gastos llegan al mismo evento en el momento en que ocurren, así que el P&L está al día durante el espectáculo, no reconstruido después.

Pasar de la hoja de cálculo

No tienes que empezar de cero. Cashbox importa gastos e ingresos desde CSV, y el importador asigna los nombres de columnas y categorías que ya usas en lugar de obligarte a rehacer el archivo. Puedes traer la temporada actual y dejar los archivos antiguos donde están. Si empiezas un presupuesto desde cero, nuestra plantilla de presupuesto de festival gratuita tiene una versión preparada para esa importación.

Hay una prueba gratuita de 15 días sin tarjeta, así que puedes importar un evento real y compararlo con tu hoja antes de decidir.