Cerrar las cuentas de un festival

El festival termina el domingo por la noche. Las cuentas, no. Las facturas siguen llegando durante semanas, la ticketera liquida según su propio calendario, hay que liquidar a los artistas y, en medio de todo eso, está la respuesta que todos quieren: ¿hemos ganado dinero, y por qué?

Un buen cierre responde a esa pregunta con números que puedes defender, y hace que la siguiente edición parta de hechos y no de recuerdos. Esta lista sigue el orden que evita hacer nada dos veces.

1. Fija una fecha límite y comunícasela a tus proveedores

Elige una fecha antes de la cual tienen que llegar todas las facturas de proveedores, normalmente unas semanas después del evento, y envíasela a todos los proveedores con los que trabajaste. Las facturas que llegan tarde son el motivo más habitual de que el resultado de un festival cambie meses después de anunciarse.

Para los costes que conoces pero que todavía no te han facturado, registra una estimación en la línea correcta, para que el resultado no salga mejor de lo que es por las facturas que faltan.

2. Asigna cada coste a su partida del presupuesto

Repasa los costes línea a línea frente al presupuesto. Cada uno necesita un justificante o una factura, la partida a la que pertenece y la aprobación, si superaba tu umbral. Aquí aparecen los costes pagados que nunca se registraron, normalmente pagos con tarjeta hechos en el recinto.

Vigila los duplicados: un anticipo pagado en primavera y la factura final que ya lo incluye.

3. Concilia los ingresos de entradas

La fuente es el extracto de tu ticketera, no su panel de ventas. Concilia:

• Las entradas vendidas por tipo, frente al extracto.
• Los gastos de gestión y las comisiones que ha descontado la ticketera.
• Las devoluciones y los contracargos, que pueden seguir llegando después del evento.
• La liquidación que llegó de verdad a tu cuenta bancaria.

Después, confirma lo que todavía te deben y cuándo te lo pagarán.

4. Concilia la barra, la comida y el merchandising

Si gestionas la barra tú mismo, cuadra la recaudación por forma de pago con el stock consumido y el efectivo contado. Si la gestiona un socio a cambio de un porcentaje de la recaudación, compara su extracto con vuestro acuerdo y factúrale tu parte. El merchandising funciona igual: unidades vendidas, stock restante y lo que descuenta el proveedor de pagos.

5. Liquida con los artistas

Los cachés fijos son sencillos: confirma el saldo después del anticipo. Los acuerdos que dependen de la venta de entradas, como una garantía contra un porcentaje del neto tras costes, necesitan las cifras de taquilla del paso 3, y solo los costes que permite el contrato. Nuestra hoja de liquidación de artistas gratuita hace esas cuentas y deja cada paso a la vista de las dos partes.

6. Cierra patrocinadores y subvenciones

Comprueba que a cada patrocinador se le ha facturado cada plazo y que se ha cumplido todo lo prometido, con las pruebas (fotos, cifras de alcance) listas para enviar. Las subvenciones suelen exigir una memoria final con el gasto real frente al presupuesto aprobado, así que toma las cifras del cierre, no de la solicitud original.

7. Revisa la situación del IVA

Separa el IVA que repercutiste en entradas, patrocinio y barra del IVA que soportaste en los costes, y asegúrate de que cada coste lleva el tipo correcto y una factura que permita deducirlo. Los artistas y proveedores de otros países pueden seguir reglas de IVA distintas, así que señálaselos a tu gestoría en lugar de dar nada por supuesto.

8. Cierra la cuenta de resultados y léela

Con los costes y los ingresos completos, compara el real con el presupuesto, línea a línea. Después, hazte las preguntas útiles:

• ¿Qué líneas se pasaron, y fue por un cambio de precio, un cambio de alcance o una estimación que estaba mal desde el principio?
• ¿Cómo quedaron la combinación de entradas y el porcentaje de venta frente al plan y frente a tu punto de equilibrio?
• ¿Qué costes por asistente crecieron más rápido que la asistencia?

Escribe las respuestas mientras la gente aún se acuerda. Son lo más valioso que tendrás para el próximo presupuesto.

9. Entrega y pasa a la siguiente edición

Envía a tu gestoría todo en un solo sitio: costes e ingresos por cuenta, el resumen de IVA y las facturas. Después, cierra el evento para que sus cifras dejen de cambiar.

Por último, empieza el presupuesto de la siguiente edición a partir del real de esta, con las notas del paso 8 al lado. Los patrocinadores recurrentes y los acuerdos plurianuales pasan como las primeras líneas del plan del año que viene.

Dónde encaja Cashbox

La mayor parte del esfuerzo del cierre se va en encontrar cosas: justificantes, aprobaciones, a qué tipo de cambio se pagó un caché extranjero. En Cashbox todo eso se guarda en cada línea al registrarla, así que cerrar es cuestión de comprobar. La exportación para la gestoría reúne en un ZIP los totales por cuenta y tipo de IVA, junto con las facturas, y cuenta las líneas a las que aún les falta un código o una factura antes de que tu gestoría tenga que preguntar. Cuando preparas la siguiente edición, los pagos de los patrocinadores pasan como plazos por confirmar.