Punto de equilibrio de un festival: ¿cuántas entradas tienes que vender?

Todo festival tiene un número de entradas por debajo del cual pierde dinero. Conocer ese número antes de cerrar el cartel te dice cuánto riesgo estás asumiendo, y hace mucho más fácil responder a la mayoría de las preguntas del tipo «¿añadimos esto?».

La aritmética es sencilla. El trabajo está en acertar con los datos de partida.

La fórmula

Entradas para cubrir costes = (costes fijos − otros ingresos con los que puedes contar) ÷ (ingreso neto por entrada − coste por asistente por entrada)

Cada parte requiere un poco de cuidado.

• Costes fijos son los que no cambian con la asistencia: cachés, escenarios y producción, alquiler del recinto, seguros, el equipo principal. Consulta la guía de presupuesto para ver cómo separarlos.
• Otros ingresos con los que puedes contar son los que llegan se vendan o no las entradas: patrocinio firmado, subvenciones confirmadas. Reducen lo que tienen que cubrir las entradas. Los ingresos que dependen del público, como tu parte de la recaudación de barra, van en las cifras por entrada, y solo a un nivel que puedas defender.
• Ingreso neto por entrada es lo que te llega de cada entrada: el precio, menos el IVA que incluye, menos la comisión de la ticketera.
• Coste por asistente por entrada es lo que te cuesta cada persona más: seguridad y personal de control según el público, aseos, pulseras, limpieza, residuos.

La diferencia entre los dos últimos es la contribución por entrada: lo que cada entrada vendida aporta para cubrir los costes fijos.

Un ejemplo resuelto

Estas cifras son inventadas para mostrar la aritmética. No son referencias.

Los costes fijos del festival suman 504.000 €, y hay 84.000 € de patrocinio firmado.

(504.000 € − 84.000 €) ÷ 84 € = 5.000 entradas

Con un aforo de 8.000 personas, el festival cubre costes al vender el 62,5 %. Cada entrada por encima de 5.000 suma 84 € al resultado, y cada entrada que falte hasta esa cifra cuesta 84 €.

Úsalo para probar decisiones

La misma cifra de contribución responde rápido a las preguntas del tipo «¿y si...?».

• Un cabeza de cartel más caro. 42.000 € más en cachés necesitan 42.000 € ÷ 84 € = 500 entradas más para pagarse. Pregúntate si ese artista venderá 500 entradas que no se habrían vendido sin él.
• Un cambio de precio. Subir el precio de la entrada 5,50 € con IVA aporta 5 € netos. La contribución pasa de 84 € a 89 €, y el punto de equilibrio baja a unas 4.720 entradas, siempre que las ventas se mantengan.
• Un patrocinador que se cae. Perder 21.000 € de patrocinio añade 250 entradas al punto de equilibrio.

Hacer los números para tres versiones del plan, una prudente, una esperada y una optimista, te muestra lo amplio que es de verdad el abanico de resultados.

Varios tipos de entrada

La mayoría de los festivales venden más de un tipo de entrada: anticipada (early bird), abono de fin de semana, entradas de día, VIP. Calcula el ingreso neto de cada tipo y pondéralo según la combinación que esperas vender. Si la mitad de tus abonos de fin de semana se venden a precio de anticipada, tu ingreso neto medio por entrada es menor de lo que sugiere el precio completo, y el punto de equilibrio es más alto.

Las entradas de día necesitan un paso más. Una entrada de día suele ingresar menos, pero solo genera costes por asistente el día en que se usa, así que dale su propia cifra de contribución.

Errores que mueven el número

• Usar el precio de la entrada en lugar del ingreso neto. Dejar dentro el IVA y las comisiones hace que el punto de equilibrio parezca miles de entradas más bajo de lo que es.
• Contar las invitaciones. La lista de invitados y las entradas gratuitas suman costes por asistente y ningún ingreso.
• Contar patrocinio que no está firmado. Hasta que se firme, es un posible extra, no algo que restar.
• Contar los ingresos de barra sobre la facturación completa. Si te llevas un porcentaje, cuenta ese porcentaje, y solo a un nivel que puedas defender.
• Olvidar que los costes por asistente van por tramos. La seguridad y los aseos suelen contratarse por bloques, así que unos cientos de entradas más pueden hacer saltar una línea al bloque siguiente.

Mantenerlo al día

El punto de equilibrio no es un número que se calcula una sola vez. Los cachés se confirman, los patrocinadores firman o se retiran, y la preventa te dice cómo se está formando de verdad la combinación de entradas. Vuelve a calcularlo cada vez que cambie una línea grande, y compara las entradas vendidas hasta ahora con las que aún necesitas.

En Cashbox, esa comprobación es una simulación. Cada versión del plan está junto al original con su propio resultado, y muestra qué parte de los ingresos que aún faltan necesita para dejar de perder dinero, contando lo ya recibido o previsto. Cuando hayas elegido una versión, al aplicarla se actualiza el presupuesto del evento en un solo paso.