Cómo presupuestar un festival de música

El presupuesto de un festival es una promesa que haces meses antes de que se mueva la mayor parte del dinero. Los anticipos de los artistas y el alquiler del recinto salen mucho antes de que lleguen los ingresos de las entradas, y casi todas sus cifras son estimaciones cuando las escribes. El objetivo no es predecir el futuro al euro, sino construir un plan con el que medir el festival, línea a línea, mientras aún hay tiempo para cambiar de rumbo.

Estos son los pasos, en el orden que te ahorra rehacer trabajo. Nuestra plantilla de presupuesto de festival gratuita sigue la misma estructura, por si prefieres empezar desde un archivo.

1. Empieza por la estructura, no por el total

Antes de poner cifras, decide las líneas. Un presupuesto de festival que funciona agrupa los costes según cómo se organiza el trabajo, para que cada línea tenga a alguien responsable:

• Artistas: cachés, comisiones de agencia, riders, viajes y alojamiento.
• Producción: escenarios, sonido, iluminación, vídeo, backline, electricidad.
• Recinto: alquiler del espacio o del terreno, vallado, aseos, residuos, agua, oficina de producción.
• Personal: equipo técnico, seguridad, personal de control de accesos, servicio médico, comida y equipamiento de los voluntarios.
• Marketing: publicidad pagada, diseño, imprenta, prensa.
• Licencias y seguros: permisos, seguro del evento, derechos de autor.
• Imprevistos: una línea propia (paso 5).

Los ingresos reciben el mismo trato: entradas por tipo (abono de fin de semana, entrada de día, VIP), patrocinio, barra y comida, merchandising y subvenciones, si las tienes.

Si hiciste una edición el año pasado, parte de su real y no del presupuesto de entonces. El real es lo que el festival costó de verdad.

2. Separa los costes fijos de los costes por asistente

Algunos costes no cambian con la asistencia: el caché de un cabeza de cartel, un escenario, un perímetro de vallado. Otros crecen con cada entrada vendida: la seguridad y el personal de control, dimensionados según el público esperado, los aseos, las pulseras, la limpieza, las comisiones de la ticketera.

Marca cuál es cuál. Presupuestar con una sola cifra de asistencia lo oculta, y las líneas por asistente son las que te sorprenden cuando las ventas salen por encima o por debajo de lo previsto. Esa separación es también lo que te permite calcular cuántas entradas tienes que vender para cubrir costes, como explica nuestra guía del punto de equilibrio de un festival.

3. Presupuesta los ingresos netos, y a un nivel que puedas defender

Es en los ingresos de entradas donde la mayoría de los presupuestos pecan de optimistas, y de dos formas.

• Bruto en lugar de neto. El precio de la entrada incluye el IVA, que no es tuyo, y la ticketera se queda su comisión antes de pagarte. Presupuesta lo que llega a tu cuenta: el precio, menos el IVA, menos las comisiones.
• Aforo en lugar de ventas. Planifica con un porcentaje de venta que puedas justificar con ediciones anteriores o con la preventa, no con el recinto lleno. Agotar las entradas es lo que puede salir mejor, no el plan.

Trata igual el resto de ingresos. Cuenta el patrocinio que está firmado y mantén los acuerdos «previstos» claramente aparte hasta que lo estén. Si otra empresa gestiona la barra a cambio de un porcentaje de la recaudación, presupuesta tu parte, no la facturación de la barra.

4. Pon precio primero a las líneas más grandes, por escrito

Un puñado de líneas (cabezas de cartel, escenario y producción, recinto, seguridad) suele suponer la mayor parte del coste. Consigue presupuestos por escrito para ellas antes de afinar nada pequeño. Un presupuesto con cuarenta líneas menores muy precisas y un caché de cabeza de cartel calculado a ojo es preciso en lo que no importa.

Cuando un caché se cotiza en otra moneda, algo habitual con artistas internacionales, anota el tipo de cambio con el que lo presupuestaste y cuándo se pagará. Lo que cuenta es el tipo del día en que pagas.

5. Pon una cifra a lo que todavía no sabes

Mantén los imprevistos como una línea visible en lugar de inflar cada estimación. Dimensiónala según qué parte del presupuesto sigue sin cotizar: poco cuando la mayoría de las líneas están contratadas, más cuando el cartel o el recinto aún no están cerrados.

Decide de antemano quién puede gastar de ella y en qué. Una partida de imprevistos que absorbe en silencio los sobrecostes del montaje se agota antes del espectáculo, justo cuando más probable es que la necesites.

6. Traza cuándo se mueve el dinero

El presupuesto dice cuánto. Los pagos son otra pregunta: cuándo. Los anticipos a artistas y el alquiler del recinto suelen vencer meses antes de que llegue el grueso de los ingresos de entradas, y algunas ticketeras solo liquidan después del evento.

Pon los pagos grandes y los ingresos previstos en un calendario. Un festival puede ser rentable sobre el papel y aun así quedarse sin caja en primavera.

7. Acuerda quién puede comprometer gasto

Un presupuesto vale lo que valen los controles que lo rodean. Nombra un responsable para cada área de coste y fija un umbral por encima del cual el gasto necesita la aprobación de otra persona. El gasto rutinario sigue su curso, y el gasto grande o inusual recibe una segunda mirada antes de comprometerse, no después de que llegue la factura.

8. Bloquéalo y sigue el real frente a él

Cuando el plan esté acordado, fíjalo como referencia. A partir de ahí, registra los costes y los ingresos reales en las mismas líneas a medida que ocurren, no al final. Una línea que ya se pasa del presupuesto durante el montaje merece una conversación mientras aún hay tiempo para actuar.

Revisa la desviación cada semana durante el montaje y cada día en el recinto. Cuando termine el festival, esas mismas líneas se convierten en tu cierre, del que hablamos en nuestra guía para cerrar las cuentas de un festival.

Errores que conviene evitar

• Presupuestar los ingresos de entradas en bruto. El IVA y las comisiones de la ticketera son dinero real que no vas a ver.
• Tratar los costes por asistente como fijos. Más ventas significan más seguridad, más aseos y más limpieza.
• Esconder los imprevistos dentro de otras líneas. Entonces nadie sabe cuánto queda.
• Un solo archivo para varias ediciones o espectáculos. La cuenta de resultados de cada evento solo tiene sentido por separado.
• Actualizar el real una sola vez, al final. Para entonces el presupuesto solo puede decirte qué salió mal, no ayudarte a arreglarlo.

Dónde encaja Cashbox

Los pasos anteriores funcionan en una hoja de cálculo, y para un evento pequeño un archivo puede bastar. Cashbox está pensado para el momento en que varias personas gastan contra el mismo presupuesto. Importas el presupuesto, fijas los umbrales de aprobación y bloqueas el plan como referencia. Después, cada gasto llega a su línea con el justificante adjunto. Un caché pagado en otra moneda conserva el tipo de cambio con el que se registró, así que las cifras del mes pasado no se mueven cuando se mueven los tipos.