Wenn das Eventbudget der Tabelle entwächst

Eine Tabelle ist der richtige Ort, um ein Eventbudget zu beginnen. Jeder im Team kann sie öffnen, niemand braucht eine Schulung, und eine einzelne Show, deren Zahlen eine Person im Blick hat, braucht selten mehr.

Schwierig wird es, wenn das Budget nicht mehr die Datei einer einzelnen Person ist. Diese Seite zeigt ehrlich, wann das passiert und was sich ändert, wenn Budget, Ausgaben und Freigaben an einem Ort liegen.

Wo eine Tabelle noch gewinnt

• Sie kostet nichts. Wenn Sie eine Show im Jahr mit kleiner Crew machen, ist eine gut gepflegte Tabelle preislich kaum zu schlagen.
• Sie lässt sich an alles anpassen. Eine neue Spalte, eine einmalige Berechnung, ein Szenario-Tab: Eine Tabelle sagt nie Nein.
• Sie funktioniert ohne Verbindung. Cashbox ist eine Web-App und braucht zum Speichern Netz. Eine Tabelle auf dem Laptop nicht.
• Ihr Steuerberater kennt sie schon. Cashbox ist auch keine Buchhaltungssoftware. Es exportiert als CSV für die Person, die die Bücher führt.

Wenn das Ihr Jahr beschreibt, bleiben Sie bei der Tabelle. Der Rest dieser Seite ist für Teams, bei denen es angefangen hat wehzutun.

Wo sie an Grenzen stößt

Jedes Event beginnt als Kopie des letzten

Die Mastervorlage wird dupliziert, eine Formel wird in einer Kopie korrigiert und in den anderen nicht, und bei der dritten Show der Saison sind sich die Dateien nicht mehr einig, was eine Kategorie bedeutet. Zwei Events zu vergleichen heißt dann erst einmal, zwei Tabellen abzugleichen.

In Cashbox nutzt jedes Event dieselbe Struktur. Die Ist-Werte summieren sich bei jeder Show gleich, und die Portfolio-Ansicht liest über alle hinweg, ohne dass jemand Tabellen verknüpfen muss.

Freigaben stecken in E-Mails

Wer hat das Bühnen-Upgrade genehmigt? Die Antwort steht in einem Verlauf namens „AW: AW: Rechnung“, falls überhaupt. Eine Tabelle kann die Zahl festhalten, aber nicht die Entscheidung dahinter.

In Cashbox geht eine Ausgabe über Ihrem Limit zur Freigabe an die Geschäftsleitung, und die Freigabe wird an der Ausgabe gespeichert: wer, wann und mit angehängtem Beleg. Alles unter dem Limit wird direkt verbucht.

Währungen driften

Ein Festival mit internationalem Line-up zahlt Gagen in einer Währung, verkauft Tickets in einer anderen und bucht Lieferanten in einer dritten. In einer Tabelle ist der Wechselkurs das, was jemand an dem Tag eingetippt hat, und wenn eine Kurszelle aktualisiert wird, ändern sich stillschweigend alle historischen Summen, die auf sie verweisen.

Cashbox behält an jeder Position die Originalwährung und speichert den Kurs im Moment der Erfassung. Die Zahlen der letzten Saison bleiben die Zahlen der letzten Saison, auch wenn sich Kurse bewegen.

Belege liegen woanders

Belege kommen als Fotos in Chats und als Scans im Download-Ordner von irgendwem. Die Tabelle hat eine Zeile für die Ausgabe; der Nachweis liegt woanders, wenn er überhaupt überlebt.

In Cashbox hängt der Beleg an der Ausgabe, zu der er gehört. Auf dem Handy öffnet der Erfassen-Button die Kamera, sodass ein Stage Manager eine Tankquittung vor Ort ablegen kann, statt sie mit nach Hause zu nehmen.

Die Marge erfahren Sie Wochen später

Wenn Ist-Werte im Nachhinein eingetippt werden, gibt es die P&L erst, wenn die Buchhaltung aufgeholt hat, oft wenn die nächste Show schon im Aufbau ist. Was die Zahlen dann sagen, kommt zu spät, um noch zu handeln.

In Cashbox landen Einnahmen und Ausgaben in dem Moment auf demselben Event, in dem sie entstehen. Die P&L ist während der Show aktuell und wird nicht erst danach rekonstruiert.

Der Umstieg von der Tabelle

Sie müssen nicht bei null anfangen. Cashbox importiert Ausgaben und Einnahmen aus CSV, und der Import ordnet Ihre bestehenden Spaltennamen und Kategorien zu, statt Sie die Datei erst umbauen zu lassen. Sie können die laufende Saison übernehmen und ältere Dateien liegen lassen, wo sie sind. Wenn Sie ein Budget neu beginnen, gibt es unsere kostenlose Festival-Budgetvorlage auch in einer Version, die genau für diesen Import vorbereitet ist.

Es gibt eine kostenlose Testphase von 15 Tagen ohne Karte. So können Sie ein echtes Event importieren und es mit Ihrer Tabelle vergleichen, bevor Sie sich entscheiden.