Die Gewinnschwelle eines Festivals: Wie viele Tickets müssen Sie verkaufen?

Jedes Festival hat eine Ticketzahl, unterhalb derer es Geld verliert: seine Gewinnschwelle, im Englischen Break-even. Wenn Sie diese Zahl kennen, bevor Sie ein Line-up zusagen, wissen Sie, wie viel Risiko Sie eingehen, und die meisten Fragen der Art „Nehmen wir das noch dazu?“ lassen sich viel leichter beantworten.

Die Rechnung ist einfach. Die Arbeit steckt in den richtigen Ausgangswerten.

Die Formel

Tickets bis zur Gewinnschwelle = (Fixkosten − sichere sonstige Einnahmen) ÷ (Nettoerlös pro Ticket − Kosten pro Kopf pro Ticket)

Jeder Teil verdient etwas Sorgfalt.

• Fixkosten sind die Kosten, die sich mit der Besucherzahl nicht ändern: Künstlergagen, Bühnen und Produktion, Geländemiete, Versicherung, das Kernteam. Wie Sie sie herauslösen, steht im Budget-Ratgeber.
• Sichere sonstige Einnahmen sind Einnahmen, auf die Sie sich verlassen können, egal wie der Ticketverkauf läuft: unterschriebenes Sponsoring, zugesagte Fördermittel. Sie verringern, was die Tickets decken müssen. Einnahmen, die vom Publikum abhängen, etwa Ihr Anteil am Barumsatz, gehören stattdessen in die Werte pro Ticket, und nur in einer Höhe, die Sie vertreten können.
• Nettoerlös pro Ticket ist, was von jedem Ticket bei Ihnen ankommt: der Preis abzüglich der darin enthaltenen USt. und der Gebühr des Ticketanbieters.
• Kosten pro Kopf pro Ticket sind, was jede zusätzliche Person Sie kostet: Security und Ordner passend zur Besucherzahl, Toiletten, Bändchen, Reinigung, Abfall.

Die Differenz der letzten beiden ist der Deckungsbeitrag pro Ticket: was jedes verkaufte Ticket zur Deckung der Fixkosten beiträgt.

Ein Rechenbeispiel

Diese Zahlen sind ausgedacht, um die Rechnung zu zeigen. Sie sind keine Richtwerte.

Die Fixkosten des Festivals belaufen sich auf 504.000 €, und 84.000 € Sponsoring sind unterschrieben.

(504.000 € − 84.000 €) ÷ 84 € = 5.000 Tickets

Bei einer Kapazität von 8.000 erreicht das Festival die Gewinnschwelle bei 62,5 % Auslastung. Jedes Ticket über 5.000 bringt 84 € zusätzlich ins Ergebnis, und jedes Ticket, das bis dahin fehlt, kostet 84 €.

Entscheidungen damit prüfen

Mit demselben Deckungsbeitrag lassen sich Was-wäre-wenn-Fragen schnell beantworten.

• Ein größerer Headliner. 42.000 € mehr an Gagen brauchen 42.000 € ÷ 84 € = 500 zusätzliche Tickets, um sich zu tragen. Fragen Sie sich, ob dieser Act 500 Tickets verkauft, die sonst nicht verkauft worden wären.
• Eine Preisänderung. Ein um 5,50 € höherer Ticketpreis inkl. USt. bringt netto 5 € mehr. Der Deckungsbeitrag steigt von 84 € auf 89 €, und die Gewinnschwelle sinkt auf etwa 4.720 Tickets, sofern der Verkauf hält.
• Ein Sponsor springt ab. Fallen 21.000 € Sponsoring weg, steigt die Gewinnschwelle um 250 Tickets.

Wenn Sie drei Versionen des Plans durchrechnen, eine vorsichtige, eine erwartete und eine optimistische, sehen Sie, wie breit die Spanne der möglichen Ergebnisse wirklich ist.

Mehrere Ticketarten

Die meisten Festivals verkaufen mehr als eine Ticketart: Early Bird, Wochenende, Tagestickets, VIP. Rechnen Sie den Nettoerlös für jede Art aus und gewichten Sie ihn nach dem Mix, den Sie zu verkaufen erwarten. Wenn die Hälfte Ihrer Wochenendtickets zum Early-Bird-Preis weggeht, liegt Ihr durchschnittlicher Nettoerlös pro Ticket unter dem, was der volle Preis vermuten lässt, und die Gewinnschwelle liegt höher.

Tagestickets brauchen einen Schritt mehr. Ein Tagesticket bringt meist weniger ein, verursacht Kosten pro Kopf aber nur an dem Tag, an dem es genutzt wird. Geben Sie ihm deshalb einen eigenen Deckungsbeitrag.

Fehler, die die Zahl verschieben

• Den Ticketpreis statt des Nettoerlöses nehmen. Bleiben USt. und Gebühren drin, wirkt die Gewinnschwelle um Tausende Tickets niedriger, als sie ist.
• Freikarten mitzählen. Gästeliste und Freitickets bringen Kosten pro Kopf und keine Einnahmen.
• Sponsoring zählen, das nicht unterschrieben ist. Bis es unterschrieben ist, ist es eine Chance, kein Abzug.
• Den Barumsatz voll ansetzen. Wenn Sie einen Anteil bekommen, zählen Sie den Anteil, und nur in einer Höhe, die Sie vertreten können.
• Vergessen, dass Kosten pro Kopf in Stufen kommen. Security und Toiletten werden oft in Blöcken gebucht, sodass ein paar hundert zusätzliche Tickets einen Posten in den nächsten Block kippen können.

Aktuell bleiben

Die Gewinnschwelle ist keine Zahl, die Sie einmal ausrechnen und dann vergessen. Gagen werden bestätigt, Sponsoren unterschreiben oder springen ab, und der Vorverkauf zeigt, wie sich der Mix wirklich entwickelt. Rechnen Sie neu, sobald sich ein großer Posten ändert, und vergleichen Sie die bisher verkauften Tickets mit dem, was Sie noch brauchen.

In Cashbox ist diese Prüfung ein Szenario. Jede Version des Plans steht mit ihrem eigenen Ergebnis neben dem Original und zeigt, wie viel der noch ausstehenden Einnahmen nötig ist, damit kein Verlust entsteht, gerechnet mit dem, was bereits eingegangen oder erwartet ist. Wenn Sie sich für eine Version entschieden haben, aktualisiert das Anwenden das Budget des Events in einem Schritt.