Eine Festival-Budgetvorlage, die selbst rechnet

Ein Festivalbudget hat eine Form, die die meisten allgemeinen Vorlagen verfehlen: Künstlergagen neben Bauzäunen, Barumsätze neben Sponsoring und eine Reserve, die niemand anrühren will. Diese Vorlage geht von genau dieser Form aus, sodass Sie Zahlen ersetzen, statt eine Struktur zu bauen.

Sie ist kostenlos, ohne E-Mail und ohne Anmeldung. Herunterladen, anpassen, weitergeben.

Was in der Tabelle steckt

• Kosten nach Kategorie. Künstler, Produktion, Bühne und Technik, Gelände, Marketing, Crew, Dienstleister, Reise, Catering, Genehmigungen und Versicherung sowie eine Reserve.
• Einnahmen nach Quelle. Wochenend- und Tagestickets, Sponsoring, Bar und Merchandise.
• Budget, Ist und Abweichung für jede Position. Tragen Sie das Budget vor der Show ein und die Ist-Werte, sobald Rechnungen und Einnahmen eingehen. Die Abweichung berechnet sich selbst.
• Summen und Ergebnis. Gesamtkosten, Gesamteinnahmen, das Ergebnis und die Marge, alles als Formeln, für die Planung und für das, was tatsächlich passiert ist.
• Ein durchgerechnetes Beispiel. Die Zahlen beschreiben ein zweitägiges Festival für 5.000 Besucher, in Euro und netto. Sie zeigen, wie die Tabelle funktioniert, und sind keine Richtwerte dafür, was etwas kosten sollte.

Sie öffnet sich in Excel, Google Sheets und Numbers. Jede Formel trägt auch ihr Ergebnis, sodass die Zahlen selbst in einer Dateivorschau erscheinen.

So nutzen Sie sie

1. Eine Kopie pro Event. Die P&L eines Festivals ergibt nur für sich allein Sinn; zwei Shows in einer Datei sind der Weg zu Summen, die nicht mehr aufgehen.
2. Ersetzen Sie die Beispielpositionen durch Ihre. Fügen Sie Zeilen innerhalb des Kosten- oder Einnahmenblocks ein, dann rechnen die Summen sie mit.
3. Erst das Budget, dann die Ist-Werte, wie sie kommen. Die Abweichungsspalte ist das Frühwarnsystem: Eine Position, die schon im Aufbau über Budget liegt, ist ein Gespräch wert.
4. Lesen Sie die Abweichung richtig herum. Sie ist Ist minus Budget. Bei einer Kostenposition bedeutet ein positiver Wert eine Überschreitung; bei einer Einnahmenposition ist es Geld, mit dem Sie nicht gerechnet hatten.

Wenn die Tabelle nicht mehr reicht

Für eine Show, deren Zahlen eine Person im Blick hat, kann diese Datei alles sein, was Sie brauchen. Schwieriger wird es, wenn mehrere Leute Ausgaben einreichen, wenn Freigaben per E-Mail laufen oder wenn Gagen in mehr als einer Währung gezahlt werden. Wo diese Grenze liegt, haben wir in Cashbox vs Tabellen beschrieben.

Wenn Sie so weit sind, ist die CSV-Version dieser Vorlage bereits für den Budgetimport von Cashbox vorbereitet. Ihre Kategorien entsprechen den Cashbox-Standards, sodass sie als Event-Budget übernommen wird, ohne dass Sie eine einzige Spalte neu zuordnen müssen.