Als de evenementbegroting de spreadsheet ontgroeit

Een spreadsheet is de juiste plek om een evenementbegroting te beginnen. Iedereen in het team kan hem openen, niemand heeft training nodig, en één show waarvan één persoon de cijfers bijhoudt, heeft zelden meer nodig.

Het wordt lastig zodra de begroting niet meer het bestand van één persoon is. Deze pagina kijkt eerlijk naar wanneer dat gebeurt, en naar wat er verandert als begroting, uitgaven en goedkeuringen op één plek staan.

Waar een spreadsheet nog wint

• Hij kost niets. Doe je één show per jaar met een kleine crew, dan is een goed bijgehouden sheet qua prijs niet te verslaan.
• Hij buigt mee met alles. Een nieuwe kolom, een eenmalige berekening, een tabblad met scenario's: een spreadsheet zegt nooit nee.
• Hij werkt zonder verbinding. Cashbox is een webapp en heeft netwerk nodig om op te slaan. Een spreadsheet op een laptop niet.
• Je boekhouder kan hem al lezen. Cashbox is ook geen boekhoudsoftware. Het exporteert naar CSV voor wie de boeken bijhoudt.

Beschrijft dat jouw jaar, houd dan de spreadsheet. De rest van deze pagina is voor teams bij wie het begint te knellen.

Waar hij tekortschiet

Elk evenement begint als kopie van het vorige

Het hoofdsjabloon wordt gedupliceerd, een formule wordt in één kopie gerepareerd en in de andere niet, en bij de derde show van het seizoen zijn de bestanden het niet meer eens over wat een categorie betekent. Twee evenementen vergelijken betekent eerst twee spreadsheets met elkaar laten kloppen.

In Cashbox gebruikt elk evenement dezelfde opzet, dus werkelijke cijfers tellen bij elke show op dezelfde manier op en het portfolio-overzicht leest ze allemaal zonder dat iemand sheets aan elkaar koppelt.

Goedkeuringen zitten in e-mail

Wie gaf akkoord op de podiumuitbreiding? Het antwoord staat in een thread met de titel "RE: RE: factuur", als het ergens staat. Een spreadsheet kan het bedrag bevatten, maar niet het besluit erachter.

In Cashbox gaat een uitgave boven je drempel ter goedkeuring naar het management, en de goedkeuring wordt bij de uitgave vastgelegd: wie, wanneer en met de bon erbij. Alles onder de drempel wordt direct geboekt.

Valuta lopen uit de pas

Een festival met een internationale line-up betaalt gages in de ene valuta, verkoopt tickets in een andere en boekt leveranciers in een derde. In een spreadsheet is de wisselkoers wat iemand die dag heeft ingetypt, en als een koerscel wordt bijgewerkt, veranderen alle historische totalen die ernaar verwijzen stilletjes mee.

Cashbox houdt de oorspronkelijke valuta op elke regel en legt de koers vast op het moment van invoer. De cijfers van vorig seizoen blijven de cijfers van vorig seizoen als koersen bewegen.

Bonnen staan ergens anders

Bonnen komen binnen als foto's in chats en als scans in iemands downloadmap. De sheet heeft een regel voor de uitgave; het bewijs staat ergens anders, als het al bewaard blijft.

In Cashbox hangt de bon aan de uitgave waar hij bij hoort. Op een telefoon opent de vastleggen-knop de camera, zodat een stagemanager een tankbon op locatie kan vastleggen in plaats van hem mee naar huis te nemen.

De marge zie je pas weken later

Als werkelijke cijfers achteraf worden ingetypt, bestaat de P&L pas als de boekhouding is bijgewerkt, vaak als de volgende show al in de opbouw zit. Wat de cijfers dan zeggen, komt te laat om nog iets te doen.

In Cashbox komen inkomsten en uitgaven op het moment zelf op hetzelfde evenement terecht, dus de P&L is actueel tijdens de show en wordt niet achteraf gereconstrueerd.

Overstappen van een spreadsheet

Je hoeft niet bij nul te beginnen. Cashbox importeert uitgaven en inkomsten uit CSV, en de import koppelt je bestaande kolomnamen en categorieën in plaats van je het bestand eerst te laten ombouwen. Je kunt het huidige seizoen overzetten en oudere bestanden laten staan waar ze staan. Begin je een begroting vanaf nul, dan is ons gratis sjabloon voor een festivalbegroting er ook in een versie die klaarstaat voor die import.

Er is een gratis proefperiode van 15 dagen zonder creditcard, zodat je een echt evenement kunt importeren en vergelijken met je sheet voordat je beslist.