Break-evenpunt van een festival: hoeveel tickets moet je verkopen?

Elk festival heeft een aantal tickets waaronder het geld verliest. Ken je dat aantal voordat je je vastlegt op een line-up, dan weet je hoeveel risico je neemt, en worden de meeste vragen als "zullen we dit erbij nemen?" een stuk makkelijker te beantwoorden.

Het rekenwerk is eenvoudig. Het echte werk zit in de juiste invoer.

De formule

Break-evenpunt in tickets = (vaste kosten − andere inkomsten waarop je kunt rekenen) ÷ (netto-opbrengst per ticket − kosten per bezoeker per ticket)

Elk onderdeel vraagt wat zorg.

• Vaste kosten zijn de kosten die niet veranderen met het aantal bezoekers: artiestengages, podia en productie, terreinhuur, verzekering, het kernteam. In de begrotingsgids lees je hoe je ze uitsplitst.
• Andere inkomsten waarop je kunt rekenen zijn inkomsten die binnenkomen, of er nu tickets verkocht worden of niet: getekende sponsoring, toegekende subsidies. Ze verlagen wat de tickets moeten dekken. Inkomsten die van het publiek afhangen, zoals je aandeel in de baromzet, horen in de cijfers per ticket, en alleen op een niveau dat je kunt verdedigen.
• Netto-opbrengst per ticket is wat er van elk ticket bij jou aankomt: de prijs, min de btw die erin zit, min de kosten van de ticketingpartij.
• Kosten per bezoeker per ticket zijn wat elke extra bezoeker je kost: beveiliging en stewards afgestemd op de drukte, toiletten, polsbandjes, schoonmaak, afval.

Het verschil tussen de laatste twee is de dekkingsbijdrage per ticket: wat elk verkocht ticket bijdraagt aan de vaste kosten.

Een rekenvoorbeeld

Deze cijfers zijn verzonnen om het rekenwerk te laten zien. Het zijn geen richtbedragen.

De vaste kosten van het festival komen uit op € 504.000, en er is € 84.000 aan sponsoring getekend.

(€ 504.000 − € 84.000) ÷ € 84 = 5.000 tickets

Met een capaciteit van 8.000 ligt het break-evenpunt bij een verkoopgraad van 62,5%. Elk ticket boven de 5.000 voegt € 84 toe aan het resultaat, en elk ticket dat je eronder blijft, kost € 84.

Gebruik het om beslissingen te toetsen

Met dezelfde dekkingsbijdrage beantwoord je "wat als"-vragen snel.

• Een grotere headliner. € 42.000 extra aan gages vraagt € 42.000 ÷ € 84 = 500 extra tickets om zichzelf terug te verdienen. Vraag je af of die act 500 tickets verkoopt die anders niet verkocht zouden zijn.
• Een prijswijziging. De ticketprijs met € 5,50 inclusief btw verhogen levert € 5 netto op. De dekkingsbijdrage gaat van € 84 naar € 89, en het break-evenpunt zakt naar ongeveer 4.720 tickets, zolang de verkoop overeind blijft.
• Een sponsor die afhaakt. € 21.000 minder sponsoring legt 250 tickets bovenop het break-evenpunt.

Reken je de cijfers door voor drie versies van het plan, een voorzichtige, een verwachte en een optimistische, dan zie je hoe breed de mogelijke uitkomsten echt liggen.

Meerdere tickettypes

De meeste festivals verkopen meer dan één soort ticket: early bird, weekend, dagtickets, VIP. Reken de netto-opbrengst per type uit en weeg die naar de mix die je verwacht te verkopen. Gaat de helft van je weekendtickets weg tegen een early-birdprijs, dan ligt je gemiddelde netto-opbrengst per ticket lager dan de volle prijs doet denken, en het break-evenpunt hoger.

Dagtickets vragen nog één stap. Een dagticket brengt meestal minder op, maar kost je alleen kosten per bezoeker op de dag dat het gebruikt wordt, dus geef het een eigen dekkingsbijdrage.

Fouten die het getal verschuiven

• De ticketprijs gebruiken in plaats van de netto-opbrengst. Laat je btw en kosten erin, dan lijkt het break-evenpunt duizenden tickets lager dan het is.
• Vrijkaarten meetellen. Gastenlijst en gratis tickets brengen kosten per bezoeker mee en geen inkomsten.
• Sponsoring meetellen die niet getekend is. Zolang die niet getekend is, is het een meevaller, geen aftrekpost.
• Uitgaan van de volledige baromzet. Krijg je een aandeel, tel dan het aandeel, en alleen op een niveau dat je kunt verdedigen.
• Vergeten dat kosten per bezoeker in stappen gaan. Beveiliging en toiletten worden vaak in blokken geboekt, dus een paar honderd extra tickets kunnen een post naar het volgende blok duwen.

Houd het actueel

Het break-evenpunt reken je niet één keer uit. Gages worden bevestigd, sponsors tekenen of haken af, en de voorverkoop laat zien hoe de mix zich echt ontwikkelt. Reken het opnieuw na zodra een grote post verandert, en vergelijk de tickets die je tot nu toe hebt verkocht met wat je nog nodig hebt.

In Cashbox is die controle een scenario. Elke versie van het plan staat naast het origineel met een eigen resultaat, en laat zien hoeveel van de inkomsten die nog moeten komen ze nodig heeft voordat ze geen verlies meer maakt, met wat al binnen of verwacht is meegeteld. Heb je een versie gekozen, dan werk je het budget van het evenement in één stap bij door haar toe te passen.