Zo begroot je een muziekfestival

Een festivalbegroting is een belofte die je maanden doet voordat het meeste geld beweegt. Aanbetalingen aan artiesten en de terreinhuur gaan de deur uit lang voordat de ticketinkomsten binnenkomen, en bijna elk getal erin is een schatting op het moment dat je het opschrijft. Het doel is niet de toekomst tot op de euro te voorspellen. Het doel is een plan waaraan je het festival regel voor regel kunt meten, terwijl er nog tijd is om bij te sturen.

Dit zijn de stappen, in de volgorde die dubbel werk voorkomt. Ons gratis sjabloon voor een festivalbegroting volgt dezelfde opbouw, als je liever met een bestand begint.

1. Begin bij de vorm, niet bij het totaal

Bepaal eerst de posten, en pas daarna de getallen. Een festivalbegroting die werkt, groepeert de kosten zoals het werk georganiseerd is, zodat elke post iemand heeft die ervoor verantwoordelijk is:

• Artiesten en performers: gages, commissies van boekingskantoren, riders, reizen en verblijf.
• Productie: podia, geluid, licht, video, backline, stroom.
• Terrein: huur van locatie of terrein, hekwerk, toiletten, afval, water, terreinkantoor.
• Mensen: crew, beveiliging, stewards, medische dienst, eten en kleding voor vrijwilligers.
• Marketing: betaalde media, ontwerp, drukwerk, pr.
• Vergunningen en verzekering: vergunningen, evenementenverzekering, auteursrechten.
• Onvoorzien: een eigen post (stap 5).

Inkomsten krijgen dezelfde behandeling: tickets per type (weekend, dag, VIP), sponsoring, bar en eten, merchandise, en subsidies als je die hebt.

Heb je vorig jaar een editie georganiseerd, begin dan bij de werkelijke cijfers daarvan en niet bij de begroting van vorig jaar. De werkelijke cijfers zijn wat het festival echt kostte.

2. Splits vaste kosten van kosten per bezoeker

Sommige kosten bewegen niet mee met het aantal bezoekers: de gage van een headliner, een podium, een rij hekken. Andere groeien met elk verkocht ticket: beveiliging en stewards die je inplant op de verwachte drukte, toiletten, polsbandjes, schoonmaak, ticketingkosten.

Geef aan welke wat is. Begroot je op één bezoekersaantal, dan zie je dit niet, en juist de posten per bezoeker verrassen je als de verkoop hoger of lager uitvalt dan gepland. Met die splitsing reken je ook uit hoeveel tickets je moet verkopen om je kosten te dekken; dat lees je in onze gids over het break-evenpunt van een festival.

3. Begroot inkomsten netto, en op een niveau dat je kunt verdedigen

Bij ticketinkomsten zijn de meeste begrotingen te optimistisch, en wel op twee manieren.

• Bruto in plaats van netto. De prijs op het ticket is inclusief btw, en die is niet van jou, en de ticketingpartij houdt haar kosten in voordat ze jou betaalt. Begroot wat er op je rekening komt: prijs, min btw, min kosten.
• Capaciteit in plaats van verkoop. Plan op een verkoopgraad die je kunt onderbouwen met eerdere edities of de voorverkoop, niet op een uitverkocht terrein. Uitverkopen is de meevaller, niet het plan.

Behandel andere inkomsten net zo. Tel sponsoring mee die getekend is, en houd "verwachte" deals zichtbaar apart tot ze dat zijn. Baat iemand anders de bar uit voor een deel van de omzet, begroot dan jouw deel, niet de omzet van de bar.

4. Prijs de grootste posten eerst, op papier

Een handvol posten (headliners, podium en productie, terrein, beveiliging) is meestal goed voor het grootste deel van de kosten. Vraag daarvoor schriftelijke offertes aan voordat je iets kleins verfijnt. Een begroting met veertig precieze kleine posten en een gegokte headlinergage is precies over de verkeerde dingen.

Wordt een gage in een andere valuta geoffreerd, wat bij internationale artiesten vaak zo is, noteer dan de wisselkoers waartegen je hebt begroot en wanneer de gage betaald wordt. De koers op de dag dat je betaalt, is wat telt.

5. Zet een bedrag op wat je nog niet weet

Houd onvoorzien als één zichtbare post, in plaats van elke schatting wat ruimer te nemen. Bepaal de omvang aan de hand van hoeveel van de begroting nog niet geoffreerd is: weinig als de meeste posten gecontracteerd zijn, meer als de line-up of het terrein nog niet vastligt.

Spreek vooraf af wie eruit mag uitgeven, en waaraan. Een post onvoorzien die tijdens de opbouw stilletjes overschrijdingen opvangt, is op voordat het evenement begint, juist wanneer je hem het hardst nodig hebt.

6. Breng in kaart wanneer het geld beweegt

De begroting zegt hoeveel. Betalingen zijn een andere vraag: wanneer. Aanbetalingen aan artiesten en terreinhuur vallen vaak maanden vóór het grootste deel van de ticketinkomsten, en sommige ticketingpartijen betalen pas na het evenement uit.

Zet de grote betalingen en de verwachte inkomsten in een planning. Een festival kan op papier winstgevend zijn en in het voorjaar toch krap bij kas zitten.

7. Spreek af wie uitgaven mag aangaan

Een begroting is maar zo goed als de controle eromheen. Wijs voor elk kostengebied een eigenaar aan, en stel een drempel in waarboven een uitgave de goedkeuring van iemand anders nodig heeft. Routine-uitgaven lopen gewoon door, en grote of ongebruikelijke uitgaven krijgen een tweede blik voordat ze worden aangegaan, niet pas als de factuur binnenkomt.

8. Zet hem vast en volg de werkelijke cijfers ertegen

Zodra het plan is afgesproken, zet je het vast als basislijn. Vanaf dan boek je werkelijke kosten en inkomsten op dezelfde posten, op het moment dat ze ontstaan, niet aan het eind. Een post die tijdens de opbouw al over budget is, is een gesprek waard zolang er nog tijd is om in te grijpen.

Bekijk de afwijking wekelijks tijdens de opbouw en dagelijks op het terrein. Als het festival voorbij is, worden dezelfde posten je afsluiting, die we behandelen in onze gids over de boeken afsluiten na een festival.

Fouten die je beter vermijdt

• Ticketinkomsten bruto begroten. Btw en ticketingkosten zijn echt geld dat je nooit ziet.
• Kosten per bezoeker als vast behandelen. Meer verkoop betekent meer beveiliging, toiletten en schoonmaak.
• Onvoorzien verstoppen in andere posten. Dan weet niemand hoeveel er nog over is.
• Eén bestand voor meerdere edities of evenementen. Het resultaat van een evenement zegt alleen iets als het op zichzelf staat.
• Werkelijke cijfers één keer bijwerken, aan het eind. Dan kan de begroting je alleen nog vertellen wat er misging, en je niet meer helpen het op te lossen.

Waar Cashbox past

De stappen hierboven werken in een spreadsheet, en voor een klein evenement kan één bestand genoeg zijn. Cashbox is gemaakt voor het moment waarop meerdere mensen tegen dezelfde begroting uitgeven. Je importeert de begroting, stelt goedkeuringsdrempels in en zet het plan vast als basislijn. Daarna komt elke uitgave op haar post terecht, met de bon erbij. Een gage die in een andere valuta is betaald, houdt de wisselkoers waartegen ze is ingevoerd, zodat de cijfers van vorige maand niet verschuiven als koersen dat wel doen.