Een sjabloon voor je festivalbegroting dat zelf rekent

Een festivalbegroting heeft een vorm die de meeste algemene sjablonen missen: artiestengages naast hekwerk, baromzet naast sponsoring, en een post onvoorzien die niemand wil aanspreken. Dit sjabloon begint bij die vorm, zodat je getallen vervangt in plaats van een structuur te bouwen.

Het is gratis, zonder e-mail en zonder account. Download het, pas het aan, deel het.

Wat er in de spreadsheet zit

• Kosten per categorie. Artiesten, productie, podium en AV, locatie en terrein, marketing, crew, dienstverleners, reizen, catering, vergunningen en verzekering, en een post onvoorzien.
• Inkomsten per bron. Weekend- en dagtickets, sponsoring, bar en merchandise.
• Begroot, werkelijk en afwijking voor elke regel. Vul de begroting in vóór de show en de werkelijke cijfers zodra facturen en inkomsten binnenkomen. De afwijking rekent zichzelf uit.
• Totalen en het resultaat. Totale kosten, totale inkomsten, het nettoresultaat en de marge, allemaal als formules, voor de planning en voor wat er echt gebeurde.
• Een uitgewerkt voorbeeld. De cijfers beschrijven een tweedaags festival voor 5.000 bezoekers, in euro en exclusief btw. Ze laten zien hoe de sheet werkt en zijn geen maatstaf voor wat dingen zouden moeten kosten.

Hij opent in Excel, Google Sheets en Numbers. Elke formule bevat ook haar uitkomst, dus de getallen verschijnen zelfs in een bestandsvoorbeeld.

Zo gebruik je het

1. Eén kopie per evenement. De P&L van een festival betekent alleen iets op zichzelf; twee shows in één bestand is hoe totalen ophouden te kloppen.
2. Vervang de voorbeeldregels door die van jou. Voeg rijen toe binnen het blok kosten of inkomsten en de totalen tellen ze mee.
3. Eerst de begroting, werkelijke cijfers zodra ze binnenkomen. De afwijkingskolom is het vroege waarschuwingssignaal: een post die tijdens de opbouw al over budget is, is een gesprek waard.
4. Lees de afwijking de goede kant op. Het is werkelijk min begroot. Bij een kostenpost is een positief getal een overschrijding; bij een inkomstenpost is het geld waar je niet op had gerekend.

Als de spreadsheet niet meer volstaat

Voor één show waarvan één persoon de cijfers bijhoudt, is dit bestand misschien alles wat je nodig hebt. Het wordt lastiger als meerdere mensen uitgaven indienen, als goedkeuringen via e-mail lopen, of als gages in meer dan één valuta worden betaald. Waar die grens ligt, beschreven we in Cashbox vs spreadsheets.

Ben je zover, dan is de CSV-versie van dit sjabloon al klaar voor de begrotingsimport van Cashbox. De categorieën komen overeen met de standaardcategorieën van Cashbox, dus hij komt binnen als evenementbegroting zonder dat je één kolom opnieuw hoeft te koppelen.