Een afrekening die garantie tegen percentage voor je uitrekent

De afrekening, dat zijn de tien minuten na de show waarin de organisator en de tourmanager met het ticketrapport gaan zitten en afspreken wat de artiest krijgt. Bij een vaste gage is dat een formaliteit. Bij garantie tegen percentage is het rekenwerk laat op de avond, vaak met de hand, en een fout de ene of de andere kant op is geld dat een van beide partijen niet terugziet.

Deze sheet doet dat rekenwerk. Hij is gratis, zonder e-mail en zonder account.

Wat er in de sheet zit

• De deal. De garantiegage, het aandeel van de artiest in het netto na kosten en een eventueel al betaald voorschot.
• Kaartverkoop per tickettype. Verkochte tickets maal prijs, met een gastenlijstregel op nul, zodat vrijkaarten meetellen maar niet betaald worden.
• Van bruto naar netto. Eerst gaan de btw in de ticketprijzen en de ticketingcommissie eraf. Beide tarieven zijn cellen die je zelf instelt, omdat de btw op tickets per land verschilt.
• Afgesproken showkosten. Zaalhuur, geluid en licht, beveiliging, lokale crew, marketing, catering, verzekering en Buma. Alleen kosten die in het contract staan horen hier.
• De afrekening. Het netto na kosten, het aandeel van de artiest daarin, de garantie en de gage: de hoogste van de twee. Min het voorschot is het saldo dat vanavond betaald wordt. Het resultaat van de organisator staat er ook bij.
• Tekenregels voor beide partijen.

De cijfers beschrijven een clubshow voor 1.200 bezoekers, met € 8.000 garantie tegen 80% van het netto na kosten. Het percentage komt uit op € 10.521,46, dus hoger dan de garantie, en met € 4.000 al betaald als voorschot is op de avond € 6.521,46 verschuldigd. De cijfers laten zien hoe de sheet werkt; het zijn geen richtbedragen.

Zo gebruik je hem

1. Vul de deal in vóór de show. Neem de voorwaarden over uit het contract, en verder niets. Kosten die niet in het contract staan, zijn geen aftrekpost.
2. Vul de kaartverkoop op de avond zelf in. Neem de verkochte tickets per type uit het ticketrapport, en controleer btw-tarief en commissie met het overzicht van je ticketingpartij.
3. Zorg voor een bon bij elke kostenpost. De tourmanager mag ze zien, en de afrekening gaat sneller als elke regel er al een heeft.
4. Beide partijen tekenen. Print hem of stuur het bestand, en bewaar per show een kopie.

Waar afrekeningen misgaan

• Het percentage over het verkeerde getal. De deal zegt netto na kosten. Het percentage over het bruto nemen, of over de recette vóór kosten, betaalt de artiest te veel; kosten vergeten die het contract toestaat, benadeelt de organisator. De sheet zet elke stap op een eigen regel, zodat beide partijen zien over welk getal het percentage gaat.
• Kosten die niemand heeft afgesproken. Een late marketingactie of een extra stagehand kunnen echte kosten zijn en toch niet aftrekbaar. Staat het niet in het contract, dan blijft het van de sheet.
• Btw meegeteld als inkomsten. Ticketprijzen zijn inclusief btw. Geen van beide partijen houdt die, dus die gaat eraf voordat er iets verdeeld wordt.

Als één sheet een seizoen wordt

Eén afrekening per show werkt. Over een tour of een seizoen veranderen de vragen: wat elke show opleverde, welke kosten steeds uitlopen, wat nog aan wie verschuldigd is. In Cashbox komen ticketinkomsten en showkosten op het evenement terecht zodra ze ontstaan, dus de cijfers voor een afrekening staan er al, en de P&L van elke show staat naast die van de andere.

Plan je de show nog? Ons gratis sjabloon voor een festivalbegroting dekt de begrotingskant.