Elke show is zijn eigen P&L. Draai er twintig zonder de draad kwijt te raken.
Budgetten, goedkeuringen, wisselkoersen en afsluiting voor elke show die loopt: elk met eigen boeken, allemaal samen in één overzicht.
Zie de marge terwijl je er nog iets mee kunt, niet drie weken nadat het terrein leeg is.
- P&L per evenement
- Goedkeuring boven de drempel
- Overzicht van alle actieve shows
Leveranciersfacturen komen terecht bij de uitgave die ze verklaart, zodat het financiële spoor niet begraven raakt in het productieplan.
- Budgetten per evenement
- Uitgaven vastleggen met bijlagen
- Uitgaven voor crew, artiesten en zzp'ers
Zie welke data het seizoen dragen en welke het stilletjes opeten, zolang er nog data over zijn om bij te sturen.
- Rapportage over alle evenementen
- Zicht in de basisvaluta
- Nettere overdracht naar de boekhouding
Een controleerbaar grootboek voor elke show.
Budget, werkelijk en afwijking staan op één rij per categorie, in de basisvaluta van het evenement, met de btw-behandeling die elke regel echt had.
Bonnen komen binnen als foto's in drie chats, de koers die iemand vorige maand gebruikte is weg, en een hernoemde btw-categorie herschrijft stilletjes een rapport dat je al had verstuurd.
Elke regel bewaart het bedrag in de kleinste eenheid, de wisselkoers op het moment van invoer en een momentopname van de toegepaste btw-behandeling. Rapporten lezen die waarden, niet de instellingen van vandaag.
| Budget | Werkelijk | Afwijking | |
|---|---|---|---|
| Artiestengages | €82.000 | €84.200 | +€2.200 |
| Productie & podium | €41.500 | €39.880 | −€1.620 |
| Crew & beveiliging | €23.000 | €23.450 | +€450 |
| Marketing | €12.000 | €10.310 | −€1.690 |
| Totale uitgaven | €158.500 | €157.840 | −€660 |
| Bedrag | Aandeel | |
|---|---|---|
| Ticketinkomsten | €186.400 | 78% |
| Bar & concessies | €41.900 | 18% |
| Sponsoring | €10.000 | 4% |
| Nettomarge | €80.460 | 33,7% |
Ken de marge voordat het podium donker wordt.
Uitgaven, inkomsten en goedkeuringen werken dezelfde P&L bij op het moment dat ze gebeuren, dus het getal waarop je stuurt is het getal waarmee je afrekent.
Schakel tussen de P&L van één show en het overzicht van alle actieve evenementen zonder iets te exporteren.
Uitgaven boven je limiet gaan naar de mensen die ze moeten zien; alles daaronder gaat door zonder wachtrij.
Herberekend terwijl regels erbij komen, niet aan het eind van de maand.
De gebruikte koers staat op de regel en wordt nooit opnieuw berekend.
Een tarief later hernoemen kan eerdere rapporten niet herschrijven.
Gemaakt voor 2 uur 's nachts achter podium twee.
Het meeste van de financiën van een evenement wordt vastgelegd in slecht licht, door moe mensen met een telefoon in hun hand. Daar is het product omheen ontworpen.
Op een telefoon opent de knop de camera. Foto van de bon, categorie kiezen, indienen: hij staat in het grootboek van het evenement voordat je bij de stand weg bent.
Onder je drempel is hij goedgekeurd zodra je indient en ga je weer door. Erboven heeft een beoordelaar hem voordat je je telefoon hebt weggestopt.
Facturen en contracten staan bij de financiële regel die ze verklaren, niet in iemands inbox.
- Leverancier
- Mainstage Power
- Categorie
- Productie
- Evenement
- Winter Beats
Komt met het bestand erbij in het grootboek van het evenement.
Drie manieren waarop festivals echt draaien.
Hetzelfde grootboek, of je nu één terrein met zes podia draait of een tour langs twaalf steden die bij elke stop van valuta wisselt.
Meerdere podia, meerdere budgethouders, één set boeken die moet kloppen voordat het terrein leeg is.
- Budget per categorie, per evenement
- Goedkeuring op drempel per rol
- Eén P&L over alle podia
Dezelfde show in verschillende landen, waar valuta en btw veranderen maar de rapportage niet mag veranderen.
- Wisselkoers vastgelegd bij invoer
- Overzicht per datum en totaal
- Rapportage in de basisvaluta
Kleine teams, publieke financiering en een controleur die over twee jaar vraagt waar een getal vandaan kwam.
- Bijlagen bij elke regel
- Volledige wijzigingsgeschiedenis
- CSV- en printklare exports
Heldere rechten, geen verwarring bij de ingang.
Cashbox heeft vier rollen. Toegang wordt op de server afgedwongen via de claim in het token van elke gebruiker: dezelfde regels waarop het product draait, geen samenvatting ervan.
| Recht | Eigenaar | Directie | Boekhouding | Eventmanager |
|---|---|---|---|---|
| Organisatie-instellingen & leden beheren | ||||
| Alle evenementen & dashboards zien | ||||
| Alleen toegewezen evenementen zien | ||||
| Evenementen aanmaken & bewerken | ||||
| Uitgaven indienen | ||||
| Uitgaven goedkeuren & afwijzen | ||||
| Uitgaven als betaald markeren | ||||
| Inkomsten vastleggen | ||||
| Rapporten exporteren |
Een vinkje betekent dat de rol die actie mag uitvoeren.
Een praktische werkwijze van budget tot afsluiting.
Begin met een echt budget per categorie, in de basisvaluta, met één plek waar productie en financiën naar dezelfde cijfers kijken.
Leg uitgaven vast, voeg bestanden toe, bewaar de koers bij invoer en stuur de juiste goedkeuringen naar de juiste mensen terwijl de show nog loopt.
Als inkomsten en uitgaven al bij elkaar staan, zijn de P&L en exports geen reconstructieklus meer.
Volgende stap
Wil je je werkwijze in Cashbox zien?
We lopen hem graag met je team door en laten zien waar de overdrachten eenvoudiger worden.
- 15 dagen gratis proberen
- Geen creditcard nodig
- Een evenement in een paar minuten ingericht